Stripe und E-Rechnung: Wie man Stripe-Transaktionen rechtskonform abrechnet

E-Rechnungspflicht ab 2025 – was bedeutet das für Unternehmen?

Die E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument im XML-Format gemäß der Norm EN 16931. Mit dem Wachstumschancengesetz wird sie im inländischen B2B-Geschäft schrittweise verpflichtend – das bedeutet das langfristige Ende der reinen Papierrechnung und der einfachen PDF-Datei als gültiges Rechnungsformat zwischen Unternehmen. Anders als in einigen anderen EU-Ländern gibt es in Deutschland keine zentrale staatliche Plattform für den Rechnungsversand. Rechnungen werden weiterhin direkt zwischen Sender und Empfänger ausgetauscht – nur eben in strukturierter, maschinenlesbarer Form. Unternehmer müssen ihre Rechnungsstellungsprozesse also so anpassen, dass sie E-Rechnungen sowohl empfangen als auch (ab den jeweiligen Stichtagen) ausstellen können.

Wichtige Termine zur E-Rechnung:

- 1. Januar 2025 – Empfangspflicht für alle Unternehmen. Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, eine E-Rechnung nach EN 16931 entgegenzunehmen und zu verarbeiten.
- 1. Januar 2027 – Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EUR im inländischen B2B-Geschäft.
- 1. Januar 2028 – Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen bei inländischen B2B-Umsätzen.

Wichtig ist: Das Empfangen strukturierter Rechnungen ist seit Anfang 2025 für alle verpflichtend – auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen entgegennehmen können, selbst wenn sie selbst (vorerst) keine ausstellen müssen. Bis zu den genannten Stichtagen gelten Übergangsregelungen, in denen Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiter zulässig bleiben. Das ändert jedoch nichts daran, dass sich jeder Online-Unternehmer rechtzeitig „E-Rechnung-ready" machen sollte. In Österreich besteht übrigens keine allgemeine B2B-Pflicht – dort ist die E-Rechnung nur im Geschäft mit dem Bund (B2G) vorgeschrieben.

Warum stellt Stripe keine E-Rechnung aus?

Stripe ist eine globale Zahlungsplattform, die die Annahme von Online-Zahlungen aus aller Welt ermöglicht. Obwohl Stripe in Deutschland und Österreich aktiv ist und lokale Zahlungsmethoden wie SEPA-Lastschrift, Klarna, PayPal oder Apple/Google Pay unterstützt, bietet es keine Möglichkeit, eine deutsche Rechnung im Sinne des UStG auszustellen oder eine E-Rechnung im Format XRechnung bzw. ZUGFeRD zu erzeugen. Stripe konzentriert sich auf die Zahlungsabwicklung – steuerliche und rechnungsbezogene Angelegenheiten überlässt es dem Verkäufer. Es stellt zwar Tools wie Stripe Tax (zur USt-Berechnung) bereit und sendet Kunden Transaktionsbestätigungen (sogenannte Quittungen/Receipts), aber das ersetzt keine ordnungsgemäße USt-Rechnung nach deutschen Vorgaben. In der Praxis gilt daher: Wenn Sie etwas über Stripe verkaufen (z. B. einen Online-Kurs, ein E-Book oder ein anderes digitales Produkt), müssen Sie sich selbst um die Ausstellung einer gesetzeskonformen Rechnung kümmern.

Dieses Problem besteht schon lange – Stripe „weiß" nicht, wie eine deutsche USt-Rechnung aussieht (mit USt-IdNr. bzw. Steuernummer, korrektem Steuersatz von 19 % oder ermäßigt 7 %, fortlaufender Nummerierung usw.), daher muss jeder Verkauf eigenständig abgerechnet werden. Viele Online-Creator und kleine Unternehmen haben dies bisher manuell gehandhabt: z. B. Rechnungen einmal im Monat in einem externen Buchhaltungsprogramm oder auf Kundenwunsch ausstellen. Solch eine manuelle Rechnungsstellung für Stripe-Transaktionen kann lästig und fehleranfällig sein – es ist leicht, etwas zu übersehen, Daten zu verwechseln oder bei größeren Verkaufsmengen nicht mehr Schritt halten zu können. Mit der Einführung der E-Rechnung kommt nun eine zusätzliche Anforderung hinzu: Die Rechnung muss nicht nur korrekt sein, sondern künftig auch in einem strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen. Das spricht für eine schnellere und stärker automatisierte Abrechnung jeder Transaktion.

Schnell und strukturiert abrechnen – die neue Realität der E-Rechnungsstellung

Mit der E-Rechnung ändert sich vor allem die Form, in der wir Verkäufe dokumentieren – und mittelfristig auch das Tempo. Zwar gilt in Deutschland weiterhin die gesetzliche Frist, eine Rechnung grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung auszustellen, doch im digitalen Geschäft ist es längst gute Praxis, unmittelbar nach der Zahlung abzurechnen. Entscheidend ist künftig: Die Rechnung muss maschinenlesbar und EN-16931-konform sein. Ein reines PDF, das man bisher per E-Mail verschickt hat, erfüllt diese Anforderung im B2B-Bereich ab den jeweiligen Stichtagen nicht mehr.

In der Praxis ist es sinnvoll, die Rechnung fast sofort nach dem Verkauf strukturiert auszustellen – idealerweise im Format ZUGFeRD (eine Hybrid-Datei aus PDF/A-3 mit eingebettetem XML) oder XRechnung (reines XML). Stellen Sie sich einen Verkauf um Mitternacht vor – wenn Sie ihn nicht zeitnah abrechnen, sammeln sich schnell viele offene Vorgänge an. Automatisierung ist hier der Schlüssel. Manuell für jede Transaktion eine korrekte E-Rechnung zu erstellen wäre sehr mühsam, besonders wenn Verkäufe rund um die Uhr stattfinden (typisch für Online-Verkäufe). Deshalb brauchen Unternehmen eine Lösung, die direkt nach der Zahlung automatisch eine strukturierte Rechnung erstellt – ohne menschliches Eingreifen.

Deutsche Rechnungsprogramme mit E-Rechnung-Funktion

Die gute Nachricht ist, dass viele beliebte Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme in Deutschland bereits E-Rechnung-fähig sind. Softwareanbieter wissen, dass ihre Nutzer XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten müssen, daher bieten sie entsprechende Funktionen zum Erstellen, Versenden und Empfangen strukturierter Rechnungen an. Zum Beispiel:

- easybill – ermöglicht das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD und ist die fertige Integration von striptu für den deutschen Markt. Eine ausgestellte Rechnung kann strukturiert erzeugt und an den Empfänger übermittelt werden, ohne dass Sie das XML manuell zusammenbauen müssen.
- lexoffice / Lexware Office – unterstützt das Ausstellen und Empfangen von E-Rechnungen und richtet sich besonders an Selbstständige und kleine Unternehmen, die ihre Buchhaltung weitgehend automatisieren möchten.
- sevDesk – bietet ebenfalls E-Rechnung-Funktionen (XRechnung und ZUGFeRD) und führt Nutzer beim Erstellen rechtskonformer Dokumente durch den Prozess.
- FastBill und Billomat – weitere im deutschsprachigen Raum verbreitete Rechnungstools, die strukturierte E-Rechnungen unterstützen.

Neben den oben genannten bieten auch größere ERP- und Buchhaltungssysteme eigene E-Rechnung-Module an. Für den durchschnittlichen Online-Creator sind jedoch diese kleineren, erschwinglichen Anwendungen entscheidend, die sie bereits kennen und täglich für die Rechnungsstellung nutzen. Wenn Sie also eines dieser Programme verwenden, haben Sie bereits eine Grundlage, um E-Rechnung-ready zu sein – Sie müssen nur sicherstellen, dass Ihre Stripe-Verkäufe automatisch in dieses Rechnungsprogramm gelangen.

Automatisierung: Stripe -> Rechnungsstellung -> E-Rechnung mit Striptu

Die verbleibende Frage lautet: Wie verbindet man Stripe mit diesen Rechnungsprogrammen, damit jede Transaktion sofort und strukturiert abgerechnet wird? Hier kommt Striptu ins Spiel – ein SaaS-Tool, das speziell entwickelt wurde, um die Lücke zwischen globalen Verkaufsplattformen und lokalen Buchhaltungsanforderungen zu schließen. Striptu ermöglicht die Integration Ihres Stripe-Kontos (sowie von Plattformen wie Kajabi oder ThriveCart, die Zahlungen über Stripe verarbeiten) mit Ihrem gewählten Rechnungssystem, z. B. easybill. In der Praxis funktioniert das folgendermaßen:

1. Stripe mit Striptu verbinden: Mit wenigen Klicks autorisieren Sie den Zugriff auf Ihr Stripe-Konto. Von diesem Moment an kann das Tool neue Transaktionen „sehen".
2. Striptu mit Ihrem Rechnungsprogramm verbinden: Sie wählen z. B. easybill (aktuell verfügbare Integration für Deutschland) und geben den API-Schlüssel Ihres Rechnungsprogramm-Kontos an, damit Striptu Dokumente in Ihrem Namen ausstellen kann.
3. Automatische Rechnungsgenerierung: Sobald eine neue Zahlung in Stripe erscheint (z. B. jemand kauft Ihren Online-Kurs), erstellt Striptu automatisch eine USt-Rechnung im verbundenen Buchhaltungsprogramm. Die Rechnung enthält alle erforderlichen Daten – den Kunden, den Betrag in EUR, den USt-Satz (19 % bzw. 7 %) oder Informationen zur Steuerschuldumkehr (Reverse-Charge bei B2B-Verkäufen ins EU-Ausland), Nummerierung usw. Das eliminiert die manuelle Dateneingabe.
4. E-Rechnung im richtigen Format: Da Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnung-fähig ist, kann die frisch ausgestellte Rechnung direkt im strukturierten Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt werden. Anders als in Ländern mit zentraler Behördenplattform geht das Dokument in Deutschland nicht an eine staatliche Stelle, sondern wird – passend zum dezentralen Modell – direkt an den Empfänger übermittelt (z. B. per E-Mail oder über das Peppol-Netzwerk).
5. Archivierung und Compliance: Die E-Rechnung wird in Ihrem Buchhaltungsprogramm gespeichert und steht für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung zur Verfügung. Sie können sie herunterladen oder ein lesbares PDF-Abbild ausgeben. Alles erfolgt gemäß den deutschen Vorgaben, und Sie sind ohne Mehraufwand E-Rechnung-ready.

Dank einer solchen Lösung ist der gesamte Prozess von der Zahlung bis zur gesetzeskonformen Rechnung automatisiert. Creator, die zuvor Zeit damit verschwendet haben, jeden Stripe-Verkauf manuell abzurechnen, können sich nun auf ihr Geschäft statt auf Papierkram konzentrieren. Wichtig ist, dass das Problem der fehlenden Integration von Stripe mit lokalen Rechnungssystemen nicht nur in Deutschland besteht – weltweit mussten viele Unternehmen Wege finden, Stripe mit nationalen E-Rechnungslösungen zu verbinden. Stripe selbst begann sogar, Partner-E-Rechnungs-Apps auf seinem Marketplace anzubieten (z. B. für Italien oder Belgien), weil es anerkennt, dass seine eigenen Tools keine strukturierten E-Rechnungen direkt erzeugen oder austauschen. Für den deutschsprachigen Raum füllt Striptu diese Lücke zusammen mit Integrationen in beliebte Buchhaltungsprogramme wie easybill.

Stripe und E-Rechnung – Herausforderung und Lösung im Überblick

Die schrittweise E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft zwingt Online-Unternehmer, ihre Gewohnheiten bei der Dokumentation von Verkäufen anzupassen. Wenn Sie Stripe zur Zahlungsannahme nutzen, sollten Sie die strukturierte Ausstellung von USt-Rechnungen sicherstellen – seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, ab 2027/2028 auch selbst ausstellen. Stripe allein hilft Ihnen dabei nicht – es wird keine deutsche Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen. Glücklicherweise können Sie deutsche Rechnungsprogramme mit E-Rechnung-Funktion (wie easybill, lexoffice/Lexware Office, sevDesk, FastBill oder Billomat) und einen automatisierten Datenfluss mit Striptu nutzen. So werden über Stripe getätigte Verkäufe rechtskonform abgerechnet, und jede Rechnung liegt im richtigen, maschinenlesbaren Format vor – ohne Stress und ohne manuelle Dateneingabe. Stripe bleibt eine hervorragende Zahlungsabwicklungsplattform, und mit der richtigen Integration machen Sie Ihr Geschäft E-Rechnung-ready und halten Ihre Buchhaltung in Ordnung. Bereiten Sie Ihr Unternehmen jetzt auf die kommenden Stichtage vor, damit die E-Rechnung kein Problem mehr ist, sondern ein natürlicher Teil Ihres automatisierten Online-Geschäfts.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung. Klären Sie konkrete steuerliche Fragen und die für Sie geltenden Fristen bitte mit Ihrem Steuerberater oder anhand offizieller Quellen.