Mitkä kirjanpito-ohjelmat tukevat verkkolaskutusta?

Suomessa ei ole yleistä B2B-verkkolaskupakkoa, mutta laki verkkolaskutuksesta (241/2019) antaa yli 10 000 euron liikevaihdon yritykselle oikeuden vaatia verkkolaskua – ja toimittajan on tällöin se toimitettava. Julkishallinnon laskutuksessa (B2G) verkkolasku on ollut pakollinen vuodesta 2021, ja Peppol on käytännössä standardi. Tästä syystä kirjanpito-ohjelman valinnassa kannattaa katsoa, tukeeko se Finvoice 3.0-, TEAPPSXML- ja Peppol BIS -muotoja.

Käytännössä "kirjanpito-ohjelma tukee verkkolaskutusta", jos se pystyy vähintään:

- luomaan rakenteisen laskun (Finvoice tai Peppol BIS),
- lähettämään sen verkkolaskuoperaattorin tai Peppolin kautta ja hakemaan tilan/kuittauksen,
- vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuina (vähintään esikatseluun/tuontiin),
- työskentelemään käyttöoikeuksien ja API-avainten kanssa (jotta ei tarvitse kirjautua sisään joka kerta).

"Kevyet" ohjelmat – Yksityisyrittäjille, kurssintekijöille ja pienille SaaS-yrityksille

Tämä on yleisin valinta, jos myyt verkossa: kursseja, e-kirjoja, konsultaatioita, tilauksia pienessä SaaS-sovelluksessa. Tärkeintä on yksinkertaisuus, automaatio ja integraatiot.

Holvi

Holvi on laajasti käytetty taloushallinnon ohjelma, joka tukee verkkolaskujen lähettämistä ja vastaanottamista Finvoice- ja Peppol-muodoissa. Se on hyvä valinta, kun haluat yhdistää laskutuksen, kirjanpidon ja verkkolaskutuksen yhteen paikkaan ja automatisoida laskujen luonnin myyntidatasta.

Zervant

Zervant on pilvipohjainen ratkaisu, joka kuvaa verkkolaskujen lähettämisen ja vastaanottamisen suoraan järjestelmästä. Niille, jotka haluavat "laskutus + kirjanpito + verkkolaskutus" yhdessä paikassa, tämä on usein lyhyin toteutuspolku.

UkkoFin

UkkoFin keskittyy kevyeen, automaatiopainotteiseen taloushallintoon ja tukee verkkolaskujen käsittelyä Finvoice- ja Peppol-muodoissa sekä API-pohjaisia integraatioskenaarioita. Jos toimit mikroyrittäjänä ja haluat yksinkertaistaa prosessia mahdollisimman paljon, tämä voi olla järkevä vaihtoehto.

ERP- ja "raskaammat" järjestelmät – Kun sinulla on varasto, B2B tai tilitoimisto

Jos sinulla on laskujen lisäksi varastonhallinta, laajamittainen B2B-myynti, useita yrityksiä/toimipisteitä tai haluat käsitellä verkkolaskutusta "järjestelmällisesti", yleensä harkitaan ERP-ratkaisuja:

- Verkkolaskuoperaattori (esim. pankit, Maventa, Apix) – välittää Finvoice- ja Peppol-laskut sekä hoitaa vastaanoton ja kuittaukset.
- Peppol-yhteys – tarpeen erityisesti julkishallinnon (B2G) laskutuksessa ja kansainvälisessä B2B-laskutuksessa.
- Suuremmat taloushallinnon järjestelmät – kuvaavat verkkolaskujen lähetys- ja vastaanottotoimintoja sekä automaattiset lähetysskenaariot.
- API-integraatiot – mahdollistavat laskuvirran automatisoinnin myyntidatasta.

Käytännön esimerkkejä – Kurssit, digitaaliset tuotteet ja pieni SaaS

Kurssien myynti (Kajabi/ThriveCart) + Stripe

Tässä mallissa myyntidata on Stripessä (usein Kajabi/ThriveCartin kautta). Stripe ei ole kirjanpito-ohjelma eikä verkkolaskuoperaattori, joten tarvitset sillan: tapahtuma → lasku → verkkolaskun lähetys. Yksinkertaisin lähestymistapa: valitse laskutus-/kirjanpito-ohjelma, joka tukee verkkolaskutusta (esim. Holvi/Zervant/UkkoFin), ja automatisoi sitten laskujen luonti myyntidatasta.

Tilaukset pienessä SaaS-sovelluksessa

Avaintekijät ovat: toistuvat laskut, korjaukset, valuutat, EU B2B -tilitykset ja johdonmukaiset asiakastiedot. Käytännössä voittava prosessi on usein:

Stripe → integraattori (webhooks) → laskutusohjelma verkkolaskutuksella → automaattinen lähetys verkkolaskuna.

Mihin Striptu sopii?

Jos hyväksyt maksuja Stripen kautta ja haluat yhdistää Stripen laskutusjärjestelmääsi ilman tietojen manuaalista kopioimista, Striptu toimii yksinkertaisena yhteytenä Stripen (ja alustojen kuten Kajabi/ThriveCart) ja suomalaisen laskutusohjelman välillä, esimerkkinä Holvi.

Lyhyesti: Striptu kerää tapahtumatietoja, yhdistää ne laskuun järjestelmässäsi, ja järjestelmäsi lähettää verkkolaskun operaattorin tai Peppolin kautta. Tämä lähestymistapa skaalautuu myyntisi mukaan – erityisesti kun myyt 24/7.

Tarkistuslista verkkolaskutusta tukevan ohjelman valitsemiseksi (Tekijöille ja pienyrityksille)

- Tukeeko se Finvoice 3.0:aa ja Peppol BIS:iä sekä lähetystä ja tiloja?
- Vastaanottaako järjestelmä ostolaskuja verkkolaskuina?
- Onko siinä API/integraatioita (tärkeä Stripen kannalta)?
- Miten se käsittelee korjauksia ja suurempia laskumääriä?
- Voiko se toimia "ilman valvontaa" (myyntiä öisin, viikonloppuisin)?

Jos myyntisi on digitaalista ja menee Stripen kautta, yhdistelmä, joka voittaa useimmiten: laskutusohjelma verkkolaskutuksella + Stripe → laskuautomaatio (esim. Striptu:n kautta).

Varmista verkkolaskutuksen yksityiskohdat ja muodot aina kirjanpitäjältäsi tai virallisista lähteistä (Vero, PRH).