Kako hitro uvesti e-račune v startupu?

E-račun je strukturiran dokument v formatu XML, ki ga je mogoče samodejno obdelati med računalniškimi sistemi. Namesto klasičnih papirnih računov ali PDF datotek, poslanih po e-pošti, e-račun temelji na slovenskem standardu e-SLOG 2.0 (skladnem z evropskim standardom EN 16931). Pomembno: PDF sam po sebi ni e-račun — gre izključno za strukturiran XML zapis. Za podjetnike — vključno z mladimi podjetji in startapi — to pomeni postopen prehod na enoten standard izmenjave dokumentov in priložnost, da se na novo prakso pripravite pravočasno.

Kaj je e-račun in koga zadeva?

E-račun je strojno berljiv zapis računa, ki omogoča samodejno izmenjavo podatkov med izdajateljem in prejemnikom brez ročnega prepisovanja. V odnosu do javnega sektorja (B2G) je e-račun v Sloveniji že obvezen prek standarda e-SLOG, dokumenti pa se pošiljajo prek sistema e-uprave oziroma bančnih kanalov (e-Račun). V poslovnem prometu med podjetji (B2B) gre zaenkrat še za prostovoljno prakso, ki pa hitro postaja standard.

Kdaj postane e-račun obvezen v B2B?

Obvezni B2B e-račun je v Sloveniji predviden z 1. januarjem 2028 (na podlagi zakona ZIERDED, sprejetega 23. oktobra 2025). Datumi 2026 in 2027, ki krožijo po spletu, niso več aktualni — veljavni rok je 2028. Iz končne različice zakona je bila odstranjena tudi obveznost e-poročanja. To pomeni, da imajo startapi do takrat čas, da postopek izdajanja računov pripravijo brez naglice — a velja že zdaj poskrbeti za pripravljenost, saj kasnejši prehod pod časovnim pritiskom prinaša nepotrebno tveganje.

Prodaja prek Stripe in izdajanje računov v Sloveniji

Mnoga mlada spletna podjetja monetizirajo svoje izdelke prek globalnih platform. Stripe — mednarodna plačilna platforma — je izjemno priljubljen med SaaS startapi, ustvarjalci spletnih tečajev in ponudniki digitalnih orodij. Več kot 1,35 milijona spletnih mest po vsem svetu uporablja Stripe za obdelavo plačil. V Sloveniji Stripe podpira kartice, SEPA, Apple Pay, Google Pay, PayPal, Klarna, Revolut Pay in Link.

Kljub temu je pomembno vedeti, da Stripe obdeluje le plačilo — ne izda pa računa, skladnega s slovenskimi predpisi. Če vaš startup prodaja izdelke ali storitve in sprejema plačila prek Stripe, morate za vsako transakcijo zagotoviti zakonit DDV račun.

Avtomatizacija e-računov v startupu — kako hitro začeti?

Najboljši pristop za startup je, da celoten postopek izdajanja in dostave računov avtomatizirate že zdaj. Tako boste pripravljeni na obvezni B2B e-račun, hkrati pa boste prihranili čas od prvega dne. Tukaj je, kako hitro uvesti e-račune v startupu korak za korakom:

1. Registrirajte dejavnost. Vpis v Poslovni register pri AJPES, pridobite davčno številko in po potrebi identifikacijsko številko za DDV (ID za DDV). Šifro dejavnosti določa standardna klasifikacija SKD 2025.
2. Izberite orodje za fakturiranje s podporo e-SLOG. V Sloveniji so razširjeni sistemi kot Minimax (Seyfor/Saop) in SpaceInvoices (prek API), za B2G pa kanal e-SLOG.
3. Povežite prodajni kanal (npr. Stripe) z orodjem za fakturiranje. striptu poveže Stripe z vašim sistemom za izdajanje računov (na primer s SpaceInvoices) — tako vsako plačilo samodejno privede do DDV računa.
4. Testirajte in spremljajte postopek. Po nastavitvi opravite nekaj testnih transakcij in preverite, ali se računi pravilno ustvarjajo.
5. Ostanite na tekočem. Spremljajte obvestila ponudnika programske opreme za fakturiranje in uradne vire.

Povzetek

Uvedba e-računov v startupu ne sme biti zapletena ali zamudna, če se je lotite metodično in uporabite razpoložljiva orodja. E-račun uvaja enoten standard izmenjave dokumentov, ki se sprva morda zdi le še ena zahteva, v resnici pa lahko poenostavi finance podjetja in z avtomatizacijo prihrani ogromno časa. Za mlada podjetja je smiselno pripraviti se pravočasno — obvezni B2B e-račun prihaja s 1. januarjem 2028. Avtomatizacija je naložba, ki se povrne z mirnostjo, prihrankom časa in skladnostjo. Za konkretne obveznosti se posvetujte z računovodjo oziroma preverite uradne vire (FURS).