Miten verkkolaskutus saadaan nopeasti käyntiin startupissa?

Verkkolaskutus tarkoittaa laskujen lähettämistä jäsenneltynä sähköisenä asiakirjana suoraan järjestelmästä järjestelmään — ei paperilla eikä sähköpostin liitteenä olevana PDF-tiedostona. Suomessa tämä rakentuu Peppol-verkon ja kotimaisten standardien, kuten Finvoice 3.0:n ja TEAPPSXML:n, varaan. Toisin kuin monissa muissa maissa, Suomessa ei ole yleistä B2B-verkkolaskutuspakkoa, mutta laki verkkolaskutuksesta (241/2019) antaa yli 10 000 euron liikevaihdon yrityksille oikeuden vaatia verkkolaskua, ja silloin toimittajan on se myös toimitettava. Julkishallinnolle (B2G) verkkolasku on ollut pakollinen vuodesta 2021. Nuorelle yritykselle — startupille tai freelancerille — tämä tarkoittaa yhtä asiaa: kannattaa rakentaa laskutus alusta alkaen niin, että verkkolasku syntyy automaattisesti.

Mitä verkkolaskutus on ja keihin se vaikuttaa?

Verkkolasku on koneluettava jäsennelty asiakirja, jonka vastaanottajan järjestelmä osaa lukea ja kirjata ilman manuaalista tallennusta. Käytännössä se kulkee Peppol-verkon kautta tai operaattorin välityksellä Finvoice- tai TEAPPSXML-muodossa. Vaikka yleistä pakkoa ei ole, kuka tahansa yritysasiakas, jonka liikevaihto ylittää 10 000 euroa, voi vaatia verkkolaskua. Tämä koskee yhtä lailla pientä freelanceria kuin kasvavaa SaaS-startupia — jos myyt yrityksille, sinun on hyvä pystyä toimittamaan verkkolasku pyydettäessä.

Miksi startupin kannattaa toimia ajoissa?

Vaikka verkkolaskutus on Suomessa B2B-puolella vapaaehtoista, se on käytännössä muodostumassa standardiksi. Yhä useampi yritysasiakas käyttää Peppol-osoitetta ja olettaa saavansa laskunsa sähköisessä muodossa. Jos joudut myöhemmin lisäämään verkkolaskutuksen jälkikäteen kasvaneen volyymin keskellä, se on työläämpää kuin rakentaa se valmiiksi heti alussa. Ajoissa toimiminen tarkoittaa, että uusi asiakas voi vaatia verkkolaskua ja sinä toimitat sen samana päivänä ilman erillistä projektia.

Myynti Stripen kautta ja laskutus Suomessa

Monet nuoret verkkoyritykset kaupallistavat tuotteensa globaalien alustojen kautta. Stripe — kansainvälinen maksualusta — on valtavan suosittu SaaS-startupien, verkkokurssien luojien ja digitaalisten työkalujen tarjoajien keskuudessa. Suomessa Stripe tukee paikallisia maksutapoja kuten MobilePayta, korttimaksuja, SEPAa, Apple Payta, Google Payta, PayPalia, Klarnaa ja Linkiä.

On kuitenkin tärkeää muistaa, että Stripe käsittelee vain maksun — se ei tuota Suomen kirjanpitosäännösten mukaista laskua. Jos startupisi myy tuotteita tai palveluita ja vastaanottaa maksuja Stripen kautta, sinun on varmistettava, että jokaisesta tapahtumasta syntyy asianmukainen ALV-lasku (ALV-kanta Suomessa on 25,5 %).

Verkkolaskutuksen automatisointi startupissa — miten toteuttaa nopeasti?

Paras lähestymistapa startupille on automatisoida koko laskujen luonti- ja toimitusprosessi. Tässä on, miten verkkolaskutus käynnistetään nopeasti startupissa vaihe vaiheelta:

1. Rekisteröi yritys PRH:ssä ja hanki Y-tunnus. Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) rekisteröi yrityksesi, ja saat Y-tunnuksen, jota käytät laskuilla.
2. Hoida ALV-rekisteröinti Verohallinnossa. Jos toimintasi ylittää vähäisen toiminnan rajan tai haluat olla ALV-velvollinen, rekisteröidy ALV-rekisteriin Verossa.
3. Valitse laskutustyökalu, joka tukee Peppolia. Suomalaiset järjestelmät kuten Holvi, Zervant ja UkkoFin osaavat lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja Peppol-verkossa Finvoice- tai TEAPPSXML-muodossa.
4. Yhdistä myyntikanavasi (esim. Stripe) laskutusjärjestelmään. On erikoistuneita SaaS-työkaluja, jotka yhdistävät Stripen laskutusjärjestelmääsi — niin että jokainen maksu johtaa automaattisesti ALV-laskuun.
5. Testaa ja seuraa prosessia. Tee konfiguroinnin jälkeen muutama testitapahtuma ja varmista, että laskut ja verkkolaskut muodostuvat oikein.

Yhteenveto

Verkkolaskutuksen käynnistäminen startupissa ei tarvitse olla vaikeaa tai aikaa vievää, jos lähestyt sitä järjestelmällisesti ja käytät käytettävissä olevia työkaluja. Suomessa verkkolasku ei ole yleisesti pakollinen B2B-puolella, mutta yli 10 000 euron liikevaihdon asiakkaalla on oikeus vaatia sitä — ja Peppol-pohjainen verkkolaskutus on nopeasti muodostumassa standardiksi. Nuorelle yritykselle avain on rakentaa laskutus alusta alkaen niin, että prosessi on automatisoitu ja vaatimustenmukainen. Verkkolaskutuksen automaatio on investointi, joka maksaa itsensä takaisin mielenrauhana ja ajansäästönä. Varmista aina yksityiskohdat kirjanpitäjältäsi tai virallisista lähteistä (Vero, PRH).