Come avviare rapidamente la fatturazione elettronica in una startup?

La fatturazione elettronica tramite il Sistema di Interscambio (SdI) è la piattaforma governativa dell'Agenzia delle Entrate che ha già trasformato il sistema di fatturazione italiano. Invece delle tradizionali fatture cartacee o dei file PDF inviati via e-mail, ogni fattura diventa un documento XML strutturato (formato FatturaPA) elaborato attraverso un sistema governativo centrale. Ogni fattura deve transitare per lo SdI prima di raggiungere la controparte e riceve una ricevuta di consegna o di mancata consegna che ne conferma l'esito nel sistema. Per gli imprenditori — incluse le giovani aziende e le startup — questo significa un modo ben preciso di documentare le vendite e l'adesione a uno standard uniforme di fatturazione elettronica già in vigore.

Cos'è lo SdI e a chi si applica?

Lo SdI è il sistema centrale dell'Agenzia delle Entrate attraverso cui transitano tutte le fatture emesse dalle aziende in Italia. In pratica, questo significa l'utilizzo di un unico formato XML unificato (FatturaPA) definito dall'Agenzia delle Entrate, al posto di qualsiasi altro formato di fattura (carta, PDF). Quasi ogni titolare di partita IVA, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, è obbligato a emettere fatture elettroniche tramite lo SdI o tramite un software integrato con lo SdI.

La fatturazione elettronica è già obbligatoria — anche per le startup

A differenza di altri Paesi che stanno ancora preparando la transizione, in Italia la fatturazione elettronica B2B e B2C è obbligatoria dal 2019. Non si tratta quindi di un mandato futuro a cui prepararsi, ma di un adempimento del presente. Anche chi opera in regime forfettario è entrato nell'obbligo: dal 1° luglio 2022 per chi ha superato i 25.000 EUR di ricavi/compensi nell'anno precedente, e per tutti i forfettari dal 1° gennaio 2024. La fattura va trasmessa allo SdI entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione. Significa che una startup che fattura oggi deve già emettere fatture elettroniche correttamente fin dalla prima transazione — non c'è una scadenza in arrivo, c'è un obbligo già attivo.

Vendita tramite Stripe ed emissione di fatture in Italia

Molte giovani aziende internet monetizzano i loro prodotti tramite piattaforme globali. Stripe — una piattaforma di pagamento internazionale — è estremamente popolare tra le startup SaaS, i creatori di corsi online e i fornitori di strumenti digitali. Oltre 1,35 milioni di siti web in tutto il mondo utilizzano Stripe per l'elaborazione dei pagamenti. In Italia Stripe supporta anche metodi locali come Satispay, aggiunto nel 2025.

È tuttavia importante ricordare che Stripe gestisce solo il pagamento — non emette fatture conformi alle normative italiane. Se la tua startup vende prodotti o servizi e accetta pagamenti tramite Stripe, devi assicurarti che venga emessa una fattura elettronica valida (trasmessa allo SdI) per ogni transazione.

Automatizzare la fatturazione elettronica in una startup — come partire rapidamente?

Poiché la fatturazione elettronica è già obbligatoria, il miglior approccio per una startup è automatizzare l'intero processo di emissione e consegna delle fatture. Ecco come avviare rapidamente la fatturazione elettronica in una startup passo dopo passo:

1. Apri la partita IVA. Presenta l'apertura della partita IVA all'Agenzia delle Entrate (con l'iscrizione al Registro Imprese tramite ComUnica e l'eventuale posizione INPS/INAIL), indicando il corretto codice attività ATECO 2025.
2. Scegli il regime fiscale. Valuta con il commercialista se aderire al regime forfettario (imposta sostitutiva al 5% o 15%, con coefficiente di redditività legato al codice ATECO) oppure al regime ordinario con IVA al 22%. La scelta incide sui dati da riportare in fattura.
3. Scegli un software di fatturazione integrato con lo SdI. Strumenti come Fatture in Cloud, Aruba Fatturazione, Xolo, fatture24 o Danea trasmettono le fatture XML direttamente allo SdI.
4. Configura il recapito: codice destinatario o PEC. Per ricevere le fatture passive imposta il tuo codice destinatario (a 7 caratteri) o un indirizzo PEC, e comunica ai clienti i tuoi dati di recapito.
5. Integra il tuo canale di vendita (es. Stripe) con il software di fatturazione. Esistono strumenti SaaS specializzati che collegano Stripe ai sistemi di fatturazione italiani — così ogni pagamento risulta automaticamente in una fattura elettronica trasmessa allo SdI.
6. Testa e monitora il processo. Dopo la configurazione, effettua alcune transazioni di test e verifica che le fatture vengano generate e accettate dallo SdI correttamente.
7. Rimani aggiornato. Segui le comunicazioni del tuo fornitore di software di fatturazione e dell'Agenzia delle Entrate.

Riepilogo

Avviare la fatturazione elettronica in una startup non deve essere difficile o dispendioso in termini di tempo se la si affronta metodicamente e si utilizzano gli strumenti disponibili. Lo standard FatturaPA tramite SdI inizialmente può sembrare un altro requisito burocratico, ma in realtà può snellire le finanze aziendali e far risparmiare un'enorme quantità di tempo grazie all'automazione. Per le giovani aziende la chiave è partire conformi fin dal primo giorno — l'obbligo è già pienamente in vigore, anche in regime forfettario. L'automazione della fatturazione elettronica è un investimento che si ripaga con la tranquillità, il risparmio di tempo e la piena conformità. Per la scelta del regime e gli adempimenti specifici, verifica sempre con il tuo commercialista o con le fonti ufficiali dell'Agenzia delle Entrate.