Stripe vs. KSeF – cum să facturezi tranzacțiile din Stripe pentru a respecta obligația KSeF?

KSeF obligatoriu din 2026 – ce înseamnă pentru afaceri?

Sistemul Național de e-Facturare (KSeF) este platforma Ministerului Finanțelor pentru emiterea, trimiterea și stocarea facturilor structurate, adică e-facturile în format XML conform cerințelor guvernamentale. Din 2026, utilizarea KSeF devine obligatorie pentru majoritatea antreprenorilor – aceasta înseamnă sfârșitul facturilor pe hârtie și al schimbului tradițional de documente între companii. Toate facturile de vânzare vor trebui transmise în sistemul central aproape imediat după emitere, iar accesul la ele va fi disponibil imediat și pentru administrația fiscală. Ca urmare, antreprenorii trebuie să își adapteze procesele de facturare astfel încât fiecare vânzare să fie facturată electronic și înregistrată în KSeF în termenul cerut.

Date cheie KSeF:

- 1 februarie 2026 – obligația KSeF pentru companiile mari (cifră de afaceri peste 200 milioane PLN pe an).
- 1 aprilie 2026 – obligația pentru toți ceilalți antreprenori (adică majoritatea întreprinderilor mici și mijlocii).
- 1 ianuarie 2027 – până la această dată, micro-întreprinderile (vânzări de până la 10.000 PLN lunar) vor primi timp suplimentar; din 2027, chiar și cei mai mici antreprenori vor fi acoperiți de KSeF.

Important, primirea facturilor structurate va fi obligatorie pentru toate companiile începând din februarie 2026 – chiar dacă cele mai mici afaceri ar putea să nu fie încă obligate să emită propriile e-facturi, trebuie să fie pregătite să primească documente de la furnizori prin KSeF (de ex., facturi pentru combustibil). A fost introdusă și o perioadă de tranziție: până la sfârșitul anului 2026, nu vor fi impuse penalități pentru eventualele erori în gestionarea noului sistem. Cu toate acestea, acest lucru nu schimbă faptul că fiecare factură trebuie în cele din urmă înregistrată în KSeF foarte curând după vânzare.

De ce Stripe nu funcționează cu KSeF?

Stripe este o platformă globală de plăți care permite acceptarea plăților online din întreaga lume. Deși Stripe operează oficial în Polonia din 2019 și suportă metode de plată locale, nu oferă posibilitatea de a emite facturi poloneze sau integrare cu KSeF. Stripe se concentrează pe procesarea plăților – lasă problemele fiscale și de facturare în sarcina vânzătorului. Oferă, ce-i drept, instrumente precum Stripe Tax (pentru calcularea TVA) și trimite clienților confirmări de tranzacție (așa-numitele receipts), dar acest lucru nu înlocuiește o factură TVA poloneză sau cerințele contabile din Polonia. În practică, dacă vinzi ceva prin Stripe (de ex., un curs online, e-book sau alt produs digital), trebuie să te ocupi singur de emiterea unei facturi conforme cu legislația poloneză.

Această problemă există de mult timp – Stripe nu „știe" cum arată o factură TVA poloneză (cu CUI-ul cumpărătorului, cota TVA corectă, numerotarea adecvată etc.), așa că fiecare vânzare trebuie facturată independent. Mulți creatori online și mici afaceri s-au descurcat manual până acum: de exemplu, emițând facturi în bloc o dată pe lună într-un program extern de contabilitate sau la cererea clienților. O astfel de facturare manuală a tranzacțiilor Stripe poate fi anevoioasă și predispusă la erori – este ușor să omiți ceva, să confuzi datele sau pur și simplu să nu ții pasul cu volume mai mari de vânzări. Acum, odată cu introducerea KSeF, apare o obligație suplimentară: nu doar trebuie să emiți o factură TVA, dar trebuie și să o trimiți în sistemul guvernamental. Aceasta înseamnă nevoia unei facturări și mai rapide și mai automatizate pentru fiecare tranzacție.

Emiterea facturilor în 4 ore – noua realitate a e-facturării

Cu KSeF, viteza cu care trebuie să documentăm vânzările se va schimba. Anterior, un antreprenor avea până la 15 zile ale lunii următoare pentru a emite o factură, dar în era e-facturilor, acest termen va fi drastic scurtat. Fiecare factură trebuie trimisă la KSeF foarte rapid – practic în câteva zeci de ore, iar în cele din urmă aproape în timp real. Conform prevederilor tranzitorii, se planifica ca facturile să fie trimise la KSeF în termen de 24 de ore de la emitere, și au existat și propuneri de extindere a termenului la 72 de ore sau 5 zile. Indiferent de reglementările finale, un antreprenor nu mai poate aștepta săptămâni pentru a trimite un document – o reacție rapidă după vânzare este esențială.

În practică, pentru a dormi liniștit, merită să emiți și să trimiți e-factura la KSeF aproape imediat după vânzare – ideal în câteva ore. Imaginează-ți o vânzare la miezul nopții – dacă nu o facturezi imediat, a doua zi poți depăși ușor termenul permis. Automatizarea este cheia aici. Crearea manuală a unei facturi pentru fiecare tranzacție și încărcarea ei în sistemul guvernamental într-un timp atât de scurt ar fi foarte dificilă, mai ales când vânzările au loc 24/7 (tipic pentru vânzările online). De aceea afacerile au nevoie de o soluție care, în acele câteva ore de la plată, să genereze automat factura și să o trimită la KSeF – fără intervenție umană.

Programe poloneze de facturare cu integrare KSeF

Vestea bună este că multe programe populare de contabilitate și facturare din Polonia s-au adaptat la KSeF. Furnizorii de software știu că utilizatorii lor vor trebui să gestioneze e-facturi, așa că oferă deja integrări cu sistemul guvernamental. De exemplu:

- Fakturownia.pl – a introdus integrare gratuită cu KSeF, permițând trimiterea și recuperarea automată a facturilor din sistemul său către KSeF. O factură emisă poate fi trimisă cu un singur clic, iar utilizatorul nu trebuie să se conecteze la portalul guvernamental.
- wFirma – a făcut disponibilă gestionarea e-facturilor; facturile de vânzare emise în sistem sunt trimise automat la KSeF imediat după salvare. Astfel, antreprenorul nu se mai preocupă deloc de partea tehnică a trimiterii – se întâmplă în fundal.
- inFakt – un sistem simplu de facturare pentru micro-întreprinderi s-a integrat, de asemenea, cu KSeF. Utilizatorul trebuie doar să introducă tokenul de autorizare KSeF în aplicație, iar inFakt va trimite automat facturile la KSeF, le va recupera și va primi statusul și numărul KSeF pentru fiecare factură. Creatorii inFakt se laudă că utilizatorii lor pot deja trimite e-facturi astăzi direct din program.
- iFirma – o platformă contabilă populară pregătește, de asemenea, integrarea completă cu KSeF. Compania anunță că va suporta trimiterea automată a facturilor, primirea documentelor de la KSeF și alte funcții (de ex., recuperarea datelor contractorilor din GUS), astfel încât utilizatorii iFirma să poată respecta noile obligații fără complicații.

Pe lângă cele de mai sus, sisteme ERP mai mari (precum Comarch Optima) și alte instrumente (de ex., Saldeo Smart) oferă, de asemenea, propriile module KSeF. Cu toate acestea, pentru creatorul online obișnuit, importante sunt aceste aplicații mai mici și accesibile pe care le cunoaște deja și le folosește zilnic pentru facturare. Deci, dacă folosiți oricare dintre programele de mai sus pentru contabilitate, aveți deja o bază pentru îndeplinirea obligațiilor KSeF – trebuie doar să vă asigurați că vânzările dvs. din Stripe ajung la acel program de facturare.

Automatizare: Stripe -> facturare -> KSeF cu Striptu

Rămâne întrebarea: cum să conectezi Stripe cu aceste programe de facturare astfel încât fiecare tranzacție să fie imediat facturată și trimisă la KSeF? Aici intervine Striptu – un instrument SaaS polonez creat special pentru a acoperi decalajul dintre platformele globale de vânzări și cerințele contabile locale. Striptu permite integrarea contului tău Stripe (precum și a platformelor ca Kajabi sau ThriveCart, care procesează plăți prin Stripe) cu sistemul de facturare ales, cum ar fi Fakturownia. În practică, funcționează astfel:

1. Conectezi Stripe cu Striptu: câteva clicuri permit autorizarea accesului Striptu la contul tău Stripe. Din acel moment, instrumentul va putea „vedea" noile tranzacții.
2. Conectezi Striptu cu programul de facturare: alegi, de ex., Fakturownia.pl (integrare disponibilă în prezent) sau alt sistem (sunt planificate integrări cu ifirma, inFakt – conform roadmap-ului produsului). Furnizezi cheia API pentru contul tău din programul de facturare, astfel încât Striptu să poată emite documente în numele tău.
3. Generare automată a facturii: imediat ce apare o nouă plată în Stripe (de ex., cineva cumpără cursul tău online), Striptu creează automat o factură TVA în programul contabil conectat. Factura conține toate datele necesare – clientul, suma în PLN, cota TVA sau informația de taxare inversă (de ex., NP pentru vânzări internaționale), numerotarea etc. Aceasta elimină introducerea manuală a datelor.
4. Trimiterea facturii la KSeF: deoarece programul tău de facturare este integrat cu KSeF, factura proaspăt emisă merge imediat în sistemul guvernamental. Aceasta se întâmplă automat – de exemplu, în wFirma, trimiterea are loc automat după salvarea facturii. Nu trebuie să faci niciun pas suplimentar. Factura primește un număr unic de identificare de la KSeF, confirmând înregistrarea sa oficială.
5. Arhivare și conformitate: e-factura ajunge în arhiva ta KSeF (unde va fi stocată 10 ani) și este salvată în programul tău contabil. Poți să o descarci, să tipărești o imagine PDF cu cod QR, dar nu mai este nevoie să o trimiți tradițional prin email clientului – clientul (cumpărătorul) o poate primi și prin KSeF. Totul se face conform reglementărilor poloneze, iar tu respecți obligația KSeF fără efort.

Datorită unei astfel de soluții, întregul proces de la plată la factura conformă cu legea este automatizat. Creatorii care anterior pierdeau timp facturând manual fiecare vânzare din Stripe se pot concentra acum pe afacerea lor, nu pe birocrație. Important, problema lipsei integrării Stripe cu sistemele locale de facturare nu este unică pentru Polonia – la nivel global, multe companii au trebuit să găsească modalități de a conecta Stripe cu soluțiile naționale de e-facturare. Stripe însuși a început să ofere aplicații partener de e-invoicing pe Marketplace-ul său (de ex., pentru Italia sau Belgia), deoarece recunoaște că propriile instrumente nu generează și nu trimit e-facturi direct autorităților fiscale. În Polonia, Striptu acoperă acest decalaj împreună cu integrările cu programele contabile populare.

Stripe vs. KSeF – rezumatul provocării și soluției

E-facturarea obligatorie (KSeF) din 2026 obligă antreprenorii online să își schimbe obiceiurile în documentarea vânzărilor. Dacă folosești Stripe pentru a accepta plăți, trebuie să te asiguri de emiterea rapidă a facturilor TVA și trimiterea lor la KSeF. Stripe în sine nu te va ajuta cu asta – nu va emite o factură poloneză și nu se va conecta cu sistemul Ministerului Finanțelor. Din fericire, poți folosi programe poloneze de facturare integrate cu KSeF (precum Fakturownia, wFirma, inFakt, iFirma) și automatiza fluxul de date cu Striptu. Ca rezultat, vânzările efectuate prin Stripe vor fi legal facturate conform reglementărilor poloneze, iar fiecare factură va fi în KSeF în cele 4, 24 sau 72 de ore cerute – fără stres și fără introducere manuală a datelor. Stripe rămâne o platformă excelentă de procesare a plăților, iar cu integrarea potrivită, vei respecta obligația KSeF și îți vei menține contabilitatea în ordine. Pregătește-ți afacerea acum pentru schimbările viitoare, astfel încât în 2026 KSeF să nu mai fie o problemă, ci o parte naturală a afacerii tale online automatizate.