Stripe vs. KSeF – kaip išrašyti sąskaitas faktūras už Stripe sandorius, kad būtų įvykdyta KSeF prievolė?

Privalomas KSeF nuo 2026 – ką tai reiškia verslui?

Nacionalinė e. sąskaitų faktūrų sistema (KSeF) yra Finansų ministerijos platforma struktūrizuotų sąskaitų faktūrų, t. y. e. sąskaitų faktūrų XML formatu pagal vyriausybės reikalavimus, išrašymui, siuntimui ir saugojimui. Nuo 2026 metų KSeF naudojimas tampa privalomas daugumai verslininkų – tai reiškia popierinių sąskaitų faktūrų ir tradicinio dokumentų keitimosi tarp įmonių pabaigą. Visos pardavimo sąskaitos faktūros turės būti pateiktos centrinei sistemai beveik iš karto po jų išrašymo, o mokesčių inspekcija taip pat turės tiesioginę prieigą prie jų. Dėl to verslininkai turi pritaikyti savo sąskaitų faktūrų procesus, kad kiekvienas pardavimas būtų elektroniškai dokumentuotas ir užregistruotas KSeF per reikalaujamą laikotarpį.

Svarbios KSeF datos:

- 2026 m. vasario 1 d. – KSeF prievolė didelėms įmonėms (apyvarta virš 200 mln. PLN per metus).
- 2026 m. balandžio 1 d. – prievolė visiems kitiems verslininkams (t. y. daugumai mažų ir vidutinių įmonių).
- 2027 m. sausio 1 d. – iki šios datos mikroįmonės (pardavimai iki 10 000 PLN per mėnesį) gaus papildomo laiko; nuo 2027 m. net ir mažiausi verslininkai bus apimti KSeF.

Svarbu, struktūrizuotų sąskaitų faktūrų priėmimas bus privalomas visoms įmonėms nuo 2026 m. vasario – net jei mažiausios įmonės dar neprivalės išrašyti savo e. sąskaitų faktūrų, jos privalo būti pasiruošusios priimti dokumentus iš tiekėjų per KSeF (pvz., sąskaitas už kurą). Taip pat įvestas pereinamasis laikotarpis: iki 2026 m. pabaigos nebus taikomos baudos už galimas klaidas naudojant naują sistemą. Tačiau tai nekeičia fakto, kad kiekviena sąskaita faktūra galiausiai turi būti užregistruota KSeF labai greitai po pardavimo.

Kodėl Stripe neveikia su KSeF?

Stripe yra pasaulinė mokėjimų platforma, leidžianti priimti internetinius mokėjimus iš viso pasaulio. Nors Stripe oficialiai veikia Lenkijoje nuo 2019 m. ir palaiko vietinius mokėjimo būdus, jis nesiūlo galimybės išrašyti lenkiškas sąskaitas faktūras ar integracijos su KSeF. Stripe orientuojasi į mokėjimų apdorojimą – mokesčių ir sąskaitų faktūrų klausimus palieka pardavėjui. Jis teikia tokius įrankius kaip Stripe Tax (PVM apskaičiavimui) ir siunčia klientams sandorių patvirtinimus (vadinamus receipts), bet tai nepakeičia lenkiškos PVM sąskaitos faktūros ar apskaitos reikalavimų Lenkijoje. Praktikoje, jei parduodate ką nors per Stripe (pvz., internetinį kursą, el. knygą ar kitą skaitmeninį produktą), turite patys pasirūpinti sąskaitos faktūros, atitinkančios Lenkijos teisę, išrašymu.

Ši problema egzistuoja jau seniai – Stripe „nežino", kaip atrodo lenkiška PVM sąskaita faktūra (su pirkėjo mokesčių mokėtojo kodu, tinkamu PVM tarifu, tinkama numeracija ir kt.), todėl kiekvienas pardavimas turi būti dokumentuotas savarankiškai. Daugelis internetinių kūrėjų ir mažų įmonių tvarkėsi rankiniu būdu: pavyzdžiui, kartą per mėnesį masiškai išrašydami sąskaitas faktūras išorinėje apskaitos programoje arba klientų prašymu. Toks rankinis sąskaitų faktūrų išrašymas Stripe sandoriams gali būti varginantis ir linkęs į klaidas – lengva ką nors praleisti, sumaišyti duomenis ar paprasčiausiai nespėti su didesnėmis pardavimų apimtimis. Dabar, įvedus KSeF, atsiranda papildoma prievolė: reikia ne tik išrašyti PVM sąskaitą faktūrą, bet ir ją pateikti vyriausybės sistemai. Tai reiškia, kad reikia dar greitesnio ir labiau automatizuoto kiekvieno sandorio dokumentavimo.

Sąskaitų faktūrų išrašymas per 4 valandas – nauja e. sąskaitų faktūrų realybė

Su KSeF keisis greitis, kuriuo turime dokumentuoti pardavimus. Anksčiau verslininkas turėjo iki kito mėnesio 15 dienos sąskaitai faktūrai išrašyti, bet e. sąskaitų faktūrų eroje tai bus drastiškai sutrumpinta. Kiekviena sąskaita faktūra turi būti pateikta KSeF labai greitai – praktiškai per kelias dešimtis valandų, o galiausiai beveik realiu laiku. Pagal pereinamąsias nuostatas buvo planuojama reikalauti sąskaitų faktūrų pateikimo KSeF per 24 valandas nuo jų išrašymo, taip pat buvo pasiūlymų pratęsti šį terminą iki 72 valandų ar 5 dienų. Nepriklausomai nuo galutinių nuostatų, verslininkas nebegali laukti savaičių dokumento pateikimui – greita reakcija po pardavimo yra būtina.

Praktikoje, norint ramiai miegoti, verta išrašyti ir siųsti e. sąskaitą faktūrą į KSeF beveik iš karto po pardavimo – idealiu atveju per kelias valandas. Įsivaizduokite pardavimą vidurnaktį – jei jo neapdorosite iš karto, kitą dieną galite lengvai viršyti leistiną terminą. Automatizavimas čia yra esminis. Rankiniu būdu kurti sąskaitą faktūrą kiekvienam sandoriui ir ją įkelti į vyriausybės sistemą per tokį trumpą laiką būtų labai sunku, ypač kai pardavimai vyksta 24/7 (būdinga internetiniams pardavimams). Todėl verslui reikia sprendimo, kuris per tas kelias valandas nuo mokėjimo automatiškai sugeneruos sąskaitą faktūrą ir išsiųs ją į KSeF – be žmogaus dalyvavimo.

Lenkiškos apskaitos programos su KSeF integracija

Gera žinia ta, kad daugelis populiarių apskaitos ir sąskaitų faktūrų programų Lenkijoje prisitaikė prie KSeF. Programinės įrangos tiekėjai žino, kad jų vartotojai turės tvarkyti e. sąskaitas faktūras, todėl jau siūlo integracijas su vyriausybės sistema. Pavyzdžiui:

- Fakturownia.pl – įdiegė nemokamą KSeF integraciją, leidžiančią automatiškai siųsti ir gauti sąskaitas faktūras iš savo sistemos į KSeF. Išrašyta sąskaita faktūra gali būti pateikta vienu paspaudimu, o vartotojui nereikia jungtis prie vyriausybės portalo.
- wFirma – suteikė e. sąskaitų faktūrų tvarkymą; sistemoje išrašytos pardavimo sąskaitos faktūros automatiškai siunčiamos į KSeF iš karto po jų išsaugojimo. Taip verslininkas visiškai nesirūpina technine pateikimo puse – tai vyksta fone.
- inFakt – paprasta apskaitos sistema mikroįmonėms taip pat integravosi su KSeF. Vartotojui tereikia programėlėje įvesti KSeF autorizacijos žetoną, ir inFakt automatiškai siųs sąskaitas faktūras į KSeF, jas gaus ir priims kiekvienos sąskaitos faktūros statusą bei KSeF numerį. inFakt kūrėjai didžiuojasi, kad jų vartotojai jau šiandien gali siųsti e. sąskaitas faktūras tiesiogiai iš programos.
- iFirma – populiari apskaitos platforma taip pat rengia pilną KSeF integraciją. Bendrovė skelbia, kad palaikys automatinį sąskaitų faktūrų siuntimą, dokumentų gavimą iš KSeF ir kitas funkcijas (pvz., kontrahentų duomenų gavimą iš GUS), kad iFirma vartotojai galėtų įvykdyti naujas prievoles be komplikacijų.

Be aukščiau paminėtų, didesnės ERP sistemos (kaip Comarch Optima) ir kiti įrankiai (pvz., Saldeo Smart) taip pat siūlo savo KSeF modulius. Tačiau eiliniam internetiniam kūrėjui svarbios yra šios mažesnės, prieinamos programėlės, kurias jis jau pažįsta ir kasdien naudoja sąskaitoms faktūroms. Taigi, jei naudojate kurią nors iš aukščiau minėtų programų apskaitai, jau turite pagrindą KSeF prievolėms vykdyti – tereikia užtikrinti, kad jūsų Stripe pardavimai pasiektų tą apskaitos programą.

Automatizavimas: Stripe -> apskaita -> KSeF su Striptu

Lieka klausimas: kaip sujungti Stripe su šiomis apskaitos programomis, kad kiekvienas sandoris būtų iš karto dokumentuotas ir išsiųstas į KSeF? Čia padeda Striptu – lenkiškas SaaS įrankis, sukurtas būtent tam, kad užpildytų atotrūkį tarp pasaulinių pardavimų platformų ir vietinių apskaitos reikalavimų. Striptu leidžia integruoti jūsų Stripe paskyrą (taip pat tokias platformas kaip Kajabi ar ThriveCart, kurios apdoroja mokėjimus per Stripe) su pasirinkta apskaitos sistema, pvz., Fakturownia. Praktikoje tai veikia taip:

1. Prijungiate Stripe prie Striptu: keli paspaudimai leidžia autorizuoti Striptu prieigą prie jūsų Stripe paskyros. Nuo to momento įrankis galės „matyti" naujus sandorius.
2. Prijungiate Striptu prie apskaitos programos: pasirenkate, pvz., Fakturownia.pl (šiuo metu galima integracija) ar kitą sistemą (planuojamos integracijos su ifirma, inFakt – pagal produkto planą). Pateikiate API raktą savo apskaitos programos paskyrai, kad Striptu galėtų jūsų vardu išrašyti dokumentus.
3. Automatinis sąskaitos faktūros generavimas: kai tik Stripe atsiranda naujas mokėjimas (pvz., kažkas perka jūsų internetinį kursą), Striptu automatiškai sukuria PVM sąskaitą faktūrą prijungtoje apskaitos programoje. Sąskaita faktūra apima visus reikiamus duomenis – klientą, sumą PLN, PVM tarifą arba atvirkštinio apmokestinimo informaciją (pvz., NP užsienio pardavimams), numeraciją ir kt. Tai eliminuoja rankinį duomenų įvedimą.
4. Sąskaitos faktūros siuntimas į KSeF: kadangi jūsų apskaitos programa integruota su KSeF, ką tik išrašyta sąskaita faktūra iš karto keliauja į vyriausybės sistemą. Tai vyksta automatiškai – pvz., wFirma pateikimas vyksta automatiškai po sąskaitos faktūros išsaugojimo. Jums nereikia atlikti jokių papildomų veiksmų. Sąskaita faktūra gauna unikalų identifikacinį numerį iš KSeF, patvirtinantį jos oficialią registraciją.
5. Archyvavimas ir atitiktis: e. sąskaita faktūra patenka į jūsų KSeF archyvą (kur bus saugoma 10 metų) ir išsaugoma jūsų apskaitos programoje. Galite ją atsisiųsti, atspausdinti PDF vaizdą su QR kodu, tačiau nebereikia tradiciškai siųsti el. paštu klientui – klientas (pirkėjas) taip pat gali ją gauti per KSeF. Viskas vykdoma pagal Lenkijos teisės aktus, o jūs vykdote KSeF prievolę be pastangų.

Dėl tokio sprendimo visas procesas nuo mokėjimo iki teisės aktus atitinkančios sąskaitos faktūros yra automatizuotas. Kūrėjai, kurie anksčiau gaišo laiką rankiniu būdu dokumentuodami kiekvieną Stripe pardavimą, dabar gali sutelkti dėmesį į savo verslą, o ne į popierizmus. Svarbu, kad Stripe integracijos su vietinėmis apskaitos sistemomis trūkumo problema nėra unikali tik Lenkijai – visame pasaulyje daugelis įmonių turėjo ieškoti būdų sujungti Stripe su nacionalinėmis e. sąskaitų faktūrų sprendimais. Pats Stripe pradėjo siūlyti partnerių e. sąskaitų faktūrų programėles savo Marketplace (pvz., Italijai ar Belgijai), nes pripažįsta, kad jo paties įrankiai negeneruoja ir nesiunčia e. sąskaitų faktūrų tiesiogiai mokesčių institucijoms. Lenkijoje Striptu užpildo šią spragą kartu su integracijomis su populiariomis apskaitos programomis.

Stripe vs. KSeF – iššūkio ir sprendimo santrauka

Privalomas e. sąskaitų faktūrų išrašymas (KSeF) nuo 2026 m. verčia internetinius verslininkus keisti pardavimų dokumentavimo įpročius. Jei naudojate Stripe mokėjimams priimti, turite pasirūpinti greitu PVM sąskaitų faktūrų išrašymu ir jų pateikimu KSeF. Pats Stripe jums čia nepadės – jis neišrašys lenkiškos sąskaitos faktūros ir nesijungs su Finansų ministerijos sistema. Laimei, galite naudoti lenkiškas apskaitos programas, integruotas su KSeF (kaip Fakturownia, wFirma, inFakt, iFirma) ir automatizuoti duomenų srautą su Striptu. Dėl to pardavimai per Stripe bus teisėtai dokumentuoti pagal Lenkijos teisės aktus, ir kiekviena sąskaita faktūra atsidurs KSeF per reikalaujamas 4, 24 ar 72 valandas – be streso ir be rankinio duomenų įvedimo. Stripe lieka puikia mokėjimų apdorojimo platforma, o su tinkama integracija jūs įvykdysite KSeF prievolę ir palaikysite tvarką savo apskaitoje. Paruoškite savo verslą dabar artėjantiems pokyčiams, kad 2026 metais KSeF nebūtų problema, o natūrali jūsų automatizuoto internetinio verslo dalis.