Stripe vs. KSeF – πώς να τιμολογείτε τις συναλλαγές Stripe για να πληρούτε την υποχρέωση KSeF;

Υποχρεωτικό KSeF από το 2026 – τι σημαίνει για τις επιχειρήσεις;

Το Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (KSeF) είναι η πλατφόρμα του Υπουργείου Οικονομικών για την έκδοση, αποστολή και αποθήκευση δομημένων τιμολογίων, δηλαδή ηλεκτρονικών τιμολογίων σε μορφή XML σύμφωνα με τις κρατικές απαιτήσεις. Από το 2026, η χρήση του KSeF γίνεται υποχρεωτική για τους περισσότερους επιχειρηματίες – αυτό σημαίνει το τέλος των χάρτινων τιμολογίων και της παραδοσιακής ανταλλαγής εγγράφων μεταξύ εταιρειών. Όλα τα τιμολόγια πωλήσεων θα πρέπει να υποβάλλονται στο κεντρικό σύστημα σχεδόν αμέσως μετά την έκδοσή τους, και η εφορία θα έχει επίσης άμεση πρόσβαση σε αυτά. Ως αποτέλεσμα, οι επιχειρηματίες πρέπει να προσαρμόσουν τις διαδικασίες τιμολόγησής τους ώστε κάθε πώληση να τιμολογείται ηλεκτρονικά και να καταχωρείται στο KSeF εντός του απαιτούμενου χρονικού πλαισίου.

Βασικές ημερομηνίες KSeF:

- 1 Φεβρουαρίου 2026 – υποχρέωση KSeF για μεγάλες εταιρείες (κύκλος εργασιών άνω των 200 εκ. PLN ετησίως).
- 1 Απριλίου 2026 – υποχρέωση για όλους τους υπόλοιπους επιχειρηματίες (δηλαδή, την πλειονότητα των μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων).
- 1 Ιανουαρίου 2027 – μέχρι αυτή την ημερομηνία, οι πολύ μικρές επιχειρήσεις (πωλήσεις έως 10.000 PLN μηνιαίως) θα λάβουν επιπλέον χρόνο· από το 2027, ακόμα και οι μικρότεροι επιχειρηματίες θα καλύπτονται από το KSeF.

Σημαντικό, η λήψη δομημένων τιμολογίων θα είναι υποχρεωτική για όλες τις εταιρείες από τον Φεβρουάριο 2026 – ακόμα κι αν οι μικρότερες επιχειρήσεις μπορεί να μην χρειάζεται ακόμα να εκδίδουν δικά τους ηλεκτρονικά τιμολόγια, πρέπει να είναι έτοιμες να λαμβάνουν έγγραφα από προμηθευτές μέσω KSeF (π.χ., τιμολόγια καυσίμων). Έχει επίσης εισαχθεί μεταβατική περίοδος: μέχρι το τέλος του 2026, δεν θα επιβληθούν ποινές για τυχόν λάθη στη διαχείριση του νέου συστήματος. Ωστόσο, αυτό δεν αλλάζει το γεγονός ότι κάθε τιμολόγιο πρέπει τελικά να καταχωρηθεί στο KSeF πολύ σύντομα μετά την πώληση.

Γιατί το Stripe δεν συνεργάζεται με το KSeF;

Το Stripe είναι μια παγκόσμια πλατφόρμα πληρωμών που επιτρέπει την αποδοχή online πληρωμών από όλο τον κόσμο. Αν και το Stripe λειτουργεί επίσημα στην Πολωνία από το 2019 και υποστηρίζει τοπικές μεθόδους πληρωμής, δεν προσφέρει τη δυνατότητα έκδοσης πολωνικών τιμολογίων ή ενσωμάτωση με το KSeF. Το Stripe εστιάζει στην επεξεργασία πληρωμών – αφήνει τα φορολογικά θέματα και την τιμολόγηση στον πωλητή. Παρέχει εργαλεία όπως Stripe Tax (για υπολογισμό ΦΠΑ) και στέλνει στους πελάτες επιβεβαιώσεις συναλλαγών (τα λεγόμενα receipts), αλλά αυτό δεν αντικαθιστά ένα πολωνικό τιμολόγιο ΦΠΑ ή τις λογιστικές απαιτήσεις στην Πολωνία. Στην πράξη, αν πουλάτε κάτι μέσω Stripe (π.χ., online μάθημα, e-book ή άλλο ψηφιακό προϊόν), πρέπει εσείς να φροντίσετε για την έκδοση τιμολογίου σύμφωνου με τον πολωνικό νόμο.

Αυτό το πρόβλημα υπάρχει εδώ και καιρό – το Stripe δεν «ξέρει» πώς μοιάζει ένα πολωνικό τιμολόγιο ΦΠΑ (με ΑΦΜ αγοραστή, σωστό συντελεστή ΦΠΑ, κατάλληλη αρίθμηση κ.λπ.), οπότε κάθε πώληση πρέπει να τιμολογείται ανεξάρτητα. Πολλοί online δημιουργοί και μικρές επιχειρήσεις το διαχειρίζονταν χειροκίνητα: για παράδειγμα, εκδίδοντας τιμολόγια μαζικά μία φορά το μήνα σε εξωτερικό λογιστικό πρόγραμμα ή κατόπιν αιτήματος πελατών. Τέτοια χειροκίνητη τιμολόγηση για τις συναλλαγές Stripe μπορεί να είναι επαχθής και επιρρεπής σε λάθη – είναι εύκολο να παραλείψεις κάτι, να μπερδέψεις δεδομένα ή απλά να μην μπορέσεις να ανταπεξέλθεις σε μεγαλύτερους όγκους πωλήσεων. Τώρα, με την εισαγωγή του KSeF, προκύπτει μια πρόσθετη υποχρέωση: δεν αρκεί μόνο η έκδοση τιμολογίου ΦΠΑ, αλλά πρέπει επίσης να το υποβάλετε στο κρατικό σύστημα. Αυτό σημαίνει την ανάγκη για ακόμη ταχύτερη και πιο αυτοματοποιημένη τιμολόγηση κάθε συναλλαγής.

Έκδοση τιμολογίων σε 4 ώρες – η νέα πραγματικότητα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης

Με το KSeF, η ταχύτητα τεκμηρίωσης πωλήσεων θα αλλάξει. Προηγουμένως, ένας επιχειρηματίας είχε έως 15 ημέρες του επόμενου μήνα για να εκδώσει τιμολόγιο, αλλά στην εποχή των ηλεκτρονικών τιμολογίων, αυτό θα μειωθεί δραστικά. Κάθε τιμολόγιο πρέπει να υποβληθεί στο KSeF πολύ γρήγορα – πρακτικά μέσα σε αρκετές δεκάδες ώρες, και τελικά σχεδόν σε πραγματικό χρόνο. Σύμφωνα με τις μεταβατικές διατάξεις, η αποστολή τιμολογίων στο KSeF προβλεπόταν εντός 24 ωρών από την έκδοσή τους, και υπήρξαν επίσης προτάσεις για επέκταση σε 72 ώρες ή 5 ημέρες. Ανεξάρτητα από τις τελικές ρυθμίσεις, ένας επιχειρηματίας δεν μπορεί πλέον να περιμένει εβδομάδες για να υποβάλει ένα έγγραφο – μια γρήγορη αντίδραση μετά την πώληση είναι ουσιώδης.

Στην πράξη, για να κοιμάστε ήσυχοι, αξίζει να εκδίδετε και να στέλνετε το ηλεκτρονικό τιμολόγιο στο KSeF σχεδόν αμέσως μετά την πώληση – ιδανικά εντός λίγων ωρών. Φανταστείτε μια πώληση τα μεσάνυχτα – αν δεν τη τιμολογήσετε αμέσως, την επόμενη ημέρα μπορεί εύκολα να ξεπεράσετε το επιτρεπόμενο χρονικό όριο. Η αυτοματοποίηση είναι κλειδί εδώ. Η χειροκίνητη δημιουργία τιμολογίου για κάθε συναλλαγή και η μεταφόρτωσή του στο κρατικό σύστημα σε τόσο σύντομο χρόνο θα ήταν πολύ δύσκολη, ιδιαίτερα όταν οι πωλήσεις γίνονται 24/7 (τυπικό για online πωλήσεις). Γι' αυτό οι επιχειρήσεις χρειάζονται λύση που μέσα σε αυτές τις λίγες ώρες από την πληρωμή θα δημιουργεί αυτόματα τιμολόγιο και θα το αποστέλλει στο KSeF – χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση.

Πολωνικά προγράμματα τιμολόγησης με ενσωμάτωση KSeF

Τα καλά νέα είναι ότι πολλά δημοφιλή λογιστικά και τιμολογιακά προγράμματα στην Πολωνία έχουν προσαρμοστεί στο KSeF. Οι πάροχοι λογισμικού γνωρίζουν ότι οι χρήστες τους θα πρέπει να διαχειριστούν ηλεκτρονικά τιμολόγια, οπότε ήδη προσφέρουν ενσωματώσεις με το κρατικό σύστημα. Για παράδειγμα:

- Fakturownia.pl – εισήγαγε δωρεάν ενσωμάτωση KSeF, επιτρέποντας αυτόματη αποστολή και ανάκτηση τιμολογίων από το σύστημά της προς το KSeF. Ένα εκδοθέν τιμολόγιο μπορεί να υποβληθεί με ένα κλικ, και ο χρήστης δεν χρειάζεται να συνδεθεί στην κρατική πύλη.
- wFirma – διέθεσε τη διαχείριση ηλεκτρονικών τιμολογίων· τα τιμολόγια πωλήσεων που εκδίδονται στο σύστημα αποστέλλονται αυτόματα στο KSeF αμέσως μετά την αποθήκευση. Έτσι, ο επιχειρηματίας δεν ανησυχεί καθόλου για τεχνικά θέματα υποβολής – γίνεται στο παρασκήνιο.
- inFakt – ένα απλό σύστημα τιμολόγησης για πολύ μικρές επιχειρήσεις έχει επίσης ενσωματωθεί με το KSeF. Ο χρήστης χρειάζεται μόνο να εισαγάγει το token εξουσιοδότησης KSeF στην εφαρμογή, και το inFakt θα στέλνει αυτόματα τιμολόγια στο KSeF, θα τα ανακτά και θα λαμβάνει την κατάσταση και τον αριθμό KSeF για κάθε τιμολόγιο. Οι δημιουργοί του inFakt καυχιούνται ότι οι χρήστες τους μπορούν ήδη σήμερα να στέλνουν ηλεκτρονικά τιμολόγια απευθείας από το πρόγραμμα.
- iFirma – μια δημοφιλής λογιστική πλατφόρμα προετοιμάζει επίσης πλήρη ενσωμάτωση KSeF. Η εταιρεία ανακοινώνει ότι θα υποστηρίζει αυτόματη αποστολή τιμολογίων, λήψη εγγράφων από το KSeF και άλλες λειτουργίες (π.χ., ανάκτηση δεδομένων αντισυμβαλλομένων από το GUS), ώστε οι χρήστες iFirma να μπορούν να πληρούν τις νέες υποχρεώσεις χωρίς επιπλοκές.

Εκτός από τα παραπάνω, μεγαλύτερα συστήματα ERP (όπως Comarch Optima) και άλλα εργαλεία (π.χ., Saldeo Smart) προσφέρουν επίσης δικά τους modules KSeF. Ωστόσο, για τον μέσο online δημιουργό, σημαντικές είναι αυτές οι μικρότερες, οικονομικά προσιτές εφαρμογές που ήδη γνωρίζει και χρησιμοποιεί καθημερινά για τιμολόγηση. Εάν λοιπόν χρησιμοποιείτε κάποιο από τα παραπάνω προγράμματα για λογιστική, έχετε ήδη βάση για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων KSeF – χρειάζεται απλώς να διασφαλίσετε ότι οι πωλήσεις σας μέσω Stripe φτάνουν σε αυτό το πρόγραμμα τιμολόγησης.

Αυτοματοποίηση: Stripe -> τιμολόγηση -> KSeF με Striptu

Απομένει το ερώτημα: πώς να συνδέσετε το Stripe με αυτά τα προγράμματα τιμολόγησης ώστε κάθε συναλλαγή να τιμολογείται αμέσως και να αποστέλλεται στο KSeF; Εδώ μπαίνει το Striptu – ένα πολωνικό εργαλείο SaaS δημιουργημένο ειδικά για να γεφυρώσει το κενό μεταξύ παγκόσμιων πλατφορμών πωλήσεων και τοπικών λογιστικών απαιτήσεων. Το Striptu επιτρέπει την ενσωμάτωση του λογαριασμού Stripe σας (καθώς και πλατφορμών όπως Kajabi ή ThriveCart, που επεξεργάζονται πληρωμές μέσω Stripe) με το σύστημα τιμολόγησης της επιλογής σας, όπως Fakturownia. Στην πράξη, λειτουργεί ως εξής:

1. Συνδέετε Stripe με Striptu: λίγα κλικ επιτρέπουν την εξουσιοδότηση πρόσβασης του Striptu στον λογαριασμό Stripe σας. Από εκείνη τη στιγμή, το εργαλείο θα μπορεί να «βλέπει» νέες συναλλαγές.
2. Συνδέετε Striptu με το πρόγραμμα τιμολόγησης: επιλέγετε, π.χ., Fakturownia.pl (διαθέσιμη ενσωμάτωση αυτή τη στιγμή) ή άλλο σύστημα (ενσωματώσεις με ifirma, inFakt είναι προγραμματισμένες – σύμφωνα με το roadmap του προϊόντος). Παρέχετε το κλειδί API για τον λογαριασμό σας στο πρόγραμμα τιμολόγησης ώστε το Striptu να μπορεί να εκδίδει έγγραφα εκ μέρους σας.
3. Αυτόματη δημιουργία τιμολογίου: μόλις εμφανιστεί μια νέα πληρωμή στο Stripe (π.χ., κάποιος αγοράζει το online μάθημά σας), το Striptu δημιουργεί αυτόματα τιμολόγιο ΦΠΑ στο συνδεδεμένο λογιστικό πρόγραμμα. Το τιμολόγιο περιέχει όλα τα απαραίτητα δεδομένα – τον πελάτη, το ποσό σε PLN, τον συντελεστή ΦΠΑ ή πληροφορίες αντίστροφης χρέωσης (π.χ., NP για πωλήσεις εξωτερικού), αρίθμηση κ.λπ. Αυτό εξαλείφει τη χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων.
4. Αποστολή τιμολογίου στο KSeF: επειδή το πρόγραμμα τιμολόγησής σας είναι ενσωματωμένο με το KSeF, το μόλις εκδοθέν τιμολόγιο πηγαίνει αμέσως στο κρατικό σύστημα. Αυτό συμβαίνει αυτόματα – για παράδειγμα, στη wFirma, η υποβολή γίνεται αυτόματα μετά την αποθήκευση του τιμολογίου. Δεν χρειάζεται να κάνετε κανένα επιπλέον βήμα. Το τιμολόγιο λαμβάνει μοναδικό αριθμό αναγνώρισης από το KSeF, επιβεβαιώνοντας την επίσημη καταχώρησή του.
5. Αρχειοθέτηση και συμμόρφωση: το ηλεκτρονικό τιμολόγιο πηγαίνει στο αρχείο KSeF σας (όπου θα αποθηκεύεται για 10 χρόνια) και αποθηκεύεται στο λογιστικό σας πρόγραμμα. Μπορείτε να το κατεβάσετε, να εκτυπώσετε εικόνα PDF με κωδικό QR, αλλά δεν υπάρχει πλέον ανάγκη να το στείλετε παραδοσιακά μέσω email στον πελάτη – ο πελάτης (αγοραστής) μπορεί επίσης να το λάβει μέσω KSeF. Τα πάντα γίνονται σύμφωνα με τους πολωνικούς κανονισμούς, και εσείς πληρούτε την υποχρέωση KSeF χωρίς κόπο.

Χάρη σε μια τέτοια λύση, ολόκληρη η διαδικασία από την πληρωμή μέχρι το νομικά σύμφωνο τιμολόγιο είναι αυτοματοποιημένη. Δημιουργοί που προηγουμένως σπαταλούσαν χρόνο τιμολογώντας χειροκίνητα κάθε πώληση Stripe μπορούν τώρα να εστιάσουν στην επιχείρησή τους αντί στη γραφειοκρατία. Σημαντικό, το πρόβλημα της έλλειψης ενσωμάτωσης Stripe με τα τοπικά συστήματα τιμολόγησης δεν είναι μοναδικό στην Πολωνία – παγκοσμίως, πολλές εταιρείες έπρεπε να βρουν τρόπους να συνδέσουν το Stripe με εθνικές λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Το ίδιο το Stripe άρχισε να προσφέρει εφαρμογές συνεργατών ηλεκτρονικής τιμολόγησης στο Marketplace του (π.χ., για Ιταλία ή Βέλγιο), γιατί αναγνωρίζει ότι τα δικά του εργαλεία δεν δημιουργούν ούτε στέλνουν ηλεκτρονικά τιμολόγια απευθείας στις φορολογικές αρχές. Στην Πολωνία, το Striptu γεμίζει αυτό το κενό μαζί με τις ενσωματώσεις σε δημοφιλή λογιστικά προγράμματα.

Stripe vs. KSeF – σύνοψη της πρόκλησης και της λύσης

Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση (KSeF) από το 2026 αναγκάζει τους online επιχειρηματίες να αλλάξουν τις συνήθειές τους στην τεκμηρίωση πωλήσεων. Αν χρησιμοποιείτε Stripe για αποδοχή πληρωμών, πρέπει να εξασφαλίσετε γρήγορη έκδοση τιμολογίων ΦΠΑ και υποβολή τους στο KSeF. Το ίδιο το Stripe δεν θα σας βοηθήσει σε αυτό – δεν θα εκδώσει πολωνικό τιμολόγιο ούτε θα συνδεθεί με το σύστημα του Υπουργείου Οικονομικών. Ευτυχώς, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολωνικά προγράμματα τιμολόγησης ενσωματωμένα με KSeF (όπως Fakturownia, wFirma, inFakt, iFirma) και να αυτοματοποιήσετε τη ροή δεδομένων με Striptu. Ως αποτέλεσμα, οι πωλήσεις μέσω Stripe θα τιμολογούνται νόμιμα σύμφωνα με τους πολωνικούς κανονισμούς, και κάθε τιμολόγιο θα είναι στο KSeF εντός των απαιτούμενων 4, 24 ή 72 ωρών – χωρίς άγχος και χωρίς χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων. Το Stripe παραμένει εξαιρετική πλατφόρμα επεξεργασίας πληρωμών, και με τη σωστή ενσωμάτωση, θα πληρούτε την υποχρέωση KSeF και θα κρατάτε τη λογιστική σας σε τάξη. Προετοιμάστε την επιχείρησή σας τώρα για τις επερχόμενες αλλαγές, ώστε το 2026 το KSeF να μην αποτελεί πλέον πρόβλημα, αλλά φυσικό μέρος της αυτοματοποιημένης online επιχείρησής σας.