Integrarea Stripe cu KSeF: ghid pentru 2026

Ce este KSeF și de ce afectează firmele care folosesc Stripe

Sistemul Național de e-Facturi (KSeF) este platforma centrală a Ministerului Finanțelor pentru emiterea, transmiterea și stocarea e-facturilor structurate în format XML. Din 2026, sistemul devine obligatoriu pentru antreprenori. Companiile mari (cifra de afaceri peste 200 milioane PLN) trebuie să emită e-facturi de la 1 februarie 2026, iar ceilalți antreprenori de la 1 aprilie 2026 — o perioadă de tranziție suplimentară permite microîntreprinderilor să aștepte până la 1 ianuarie 2027.
KSeF impune ca fiecare factură de vânzare să fie transmisă sistemului guvernamental aproape imediat după emitere (prevederile tranzitorii permit 24–72 ore pentru transmitere).
Antreprenorii care folosesc Stripe — o platformă globală de plăți — trebuie deci să se asigure nu doar de acceptarea plăților, ci și de emiterea facturilor poloneze cu TVA și transmiterea lor către KSeF.

Starea KSeF la 28 ianuarie 2026

La momentul scrierii (28 ianuarie 2026), noua versiune KSeF nu este încă pe deplin disponibilă. Ministerul Finanțelor a anunțat că între 26–31 ianuarie 2026, se desfășoară o pauză tehnică pentru KSeF 1.0; sistemul, inclusiv modulul de certificate și permisiuni, este dezactivat.
În timpul acestei pauze, a fost pusă la dispoziție posibilitatea de verificare a serviciilor KSeF 2.0 în mediul de producție — se pot verifica autentificarea, permisiunile și generarea de token-uri. Cu toate acestea, lansarea completă va avea loc pe 1 februarie 2026, când versiunea țintă KSeF 2.0 devine singurul sistem disponibil și obligatoriu, iar versiunea anterioară 1.0 încetează să funcționeze.

De ce Stripe nu funcționează cu KSeF

Stripe este o platformă globală de plăți care permite acceptarea plăților în mai multe valute. Cu toate acestea, nu oferă emitere de facturi poloneze cu TVA sau integrare cu KSeF.
Stripe se concentrează pe procesarea plăților, iar emiterea facturilor și decontările fiscale rămân în sarcina vânzătorului. Stripe nu cunoaște formatul facturii poloneze (număr NIP, cotă TVA corectă, numerotare adecvată), deci fiecare vânzare trebuie facturată independent.
Platforma oferă modulul Stripe Tax pentru calculul TVA și trimite clienților confirmări de tranzacție, dar aceste „receipts" nu îndeplinesc cerințele facturii poloneze cu TVA și cu siguranță nu sunt e-facturi în formatul XML cerut de KSeF.
Rezultatul? Dacă vinzi cursuri online, e-book-uri sau servicii digitale prin Stripe, trebuie să emiți singur factura cu TVA și din 2026 să o transmiți la KSeF. Facturarea manuală pentru fiecare tranzacție este, totuși, consumatoare de timp și predispusă la erori.

Software contabil disponibil cu integrare KSeF

Pe piața poloneză funcționează mai multe sisteme contabile care s-au adaptat la KSeF și pot trimite automat facturi către sistemul guvernamental.
Printre ele se numără Fakturownia.pl, wFirma, inFakt și iFirma. Fiecare generează fișiere XML structurate conforme cu KSeF, permite trimiterea facturilor către sistemul guvernamental și gestionează primirea numerelor de identificare. Antreprenorii se pot concentra pe vânzări, iar e-facturile sunt trimise automat.

Integrarea Stripe cu software-ul contabil — cum funcționează Striptu

Deoarece Stripe nu oferă facturare integrată sau integrare KSeF, este necesar să îl conectezi cu un sistem contabil polonez printr-o platformă de integrare. Striptu este un SaaS polonez conceput tocmai pentru a „coase" platforme globale de plăți (Stripe, Kajabi, ThriveCart) cu software contabil local care suportă KSeF.
Procesul funcționează astfel:

1. Conectezi Stripe cu Striptu — autorizezi accesul la contul Stripe. Din acel moment, Striptu primește informații despre noile tranzacții.
2. Conectezi Striptu cu programul de facturare ales — furnizezi token-ul API din Fakturownia, wFirma, inFakt sau iFirma.
3. Generarea facturii cu TVA — când apare o plată în Stripe, Striptu creează o factură de vânzare în programul contabil. Aceasta elimină reintroducerea manuală a datelor.
4. Trimitere automată la KSeF — programul contabil cu integrare KSeF activă transmite factura proaspăt emisă către sistemul guvernamental, confirmând înregistrarea oficială.
5. Arhivare și status — factura primește un număr de identificare KSeF, intră în arhivă (stocată 10 ani) și rămâne accesibilă atât în programul contabil, cât și în KSeF. Astfel îndeplinești obligațiile KSeF fără efort.

De ce nu ar trebui să conectezi Stripe direct cu KSeF

La prima vedere, ai putea crede că, deoarece atât Stripe cât și KSeF oferă API-uri, ar fi suficient să scrii un script propriu. În practică, totuși, această abordare implică riscuri semnificative:

* Complexitate tehnologică — integrarea proprie necesită generarea facturilor în format XML conform schemei FA_VAT și adaptarea la specificațiile KSeF în continuă schimbare. O astfel de integrare este complexă și costisitoare de întreținut.
* Autentificare și securitate — trimiterea e-facturilor către KSeF necesită Profil de Încredere sau certificate și generarea de token-uri.
* Orchestrarea și validarea datelor — Stripe stochează date tranzacționale în formatul specific platformei. Pentru a trimite o factură la KSeF, trebuie recalculate sumele, adăugate numere NIP, cote TVA, cursuri de schimb conform tabelului NBP.
* Risc de neconformitate — KSeF verifică corectitudinea e-facturii; erorile duc la respingerea documentului.
* Cost de întreținere — pentru majoritatea micilor afaceri nu este rentabil.

Merită să folosești soluții existente (Fakturownia, wFirma, inFakt, iFirma) și să le conectezi cu Stripe prin Striptu.

Beneficiile integrării automate Stripe → KSeF

- Economie de timp — facturile se emit automat; fără introducere manuală.
- Conformitate legală — sisteme pregătite pentru KSeF garantează formatul corect.
- Mai puține erori — datele se transferă automat, minimizând tranzacțiile omise.
- Livrare rapidă — factura ajunge la client și la KSeF aproape imediat. Accelerează fluxul documentelor.
- Pregătire pentru viitor — implementarea timpurie permite testarea și pregătirea pentru KSeF obligatoriu.

Rezumat

KSeF obligatoriu va schimba facturarea în Polonia. Astăzi (28 ianuarie 2026), KSeF 2.0 de producție încă așteaptă lansarea — lucrările tehnice continuă până pe 31 ianuarie, iar noul sistem pornește pe 1 februarie.
Între timp, Stripe — deși gestionează excelent plățile — nu emite facturi poloneze și nu se integrează cu KSeF. Deci singura soluție sensibilă este utilizarea programelor poloneze de facturare cu modul KSeF și conectarea lor cu Stripe prin Striptu.
Integrările existente automatizează întreaga cale: plată Stripe → emitere factură → transmitere KSeF → livrare PDF clientului. Aceasta asigură conformitatea, reduce erorile și economisește timp.

Începe acum — testează integrarea, generează token-uri API și configurează Striptu. Când KSeF 2.0 pornește în februarie, procesele tale vor fi pregătite.