Integrarea Stripe cu iFirma: ghid complet pentru 2026

Introducere — De ce să conectezi Stripe cu iFirma?

Stripe este o poartă globală de plăți care permite acceptarea plăților cu cardul din întreaga lume. Cu toate acestea, platforma nu oferă suport pentru facturi poloneze cu TVA sau integrare cu Sistemul Național de e-Facturi (KSeF). Aceasta înseamnă că fiecare tranzacție trebuie facturată separat într-un sistem contabil și din 2026 transmisă către KSeF.

iFirma este o aplicație poloneză de contabilitate și facturare destinată microîntreprinderilor și întreprinderilor individuale. Sistemul este renumit pentru lista sa extinsă de integrări — poate fi conectat cu Allegro și platforme populare de e-commerce (Shoper, WooCommerce, PrestaShop), cu dispozitive fiscale și conturi bancare (export plăți și aprobare cu un singur cod). Datorită integrării cu baza de date GUS, introducerea unui număr NIP completează automat restul datelor contractantului. iFirma dezvoltă modulul KSeF — facturile vor fi trimise automat către sistemul guvernamental la salvarea în program, fără necesitatea autentificării pe portaluri externe, iar utilizatorii pot monitoriza statusurile documentelor.

Odată cu e-facturarea obligatorie din februarie și aprilie 2026, conectarea Stripe cu iFirma devine o necesitate. În loc să reintroduci manual datele, poți utiliza integratorul Striptu, care automatizează întregul proces — de la o plată Stripe, prin emiterea facturii în iFirma, până la trimiterea acesteia către KSeF.

Ce este KSeF? O scurtă prezentare a reglementărilor

Sistemul Național de e-Facturi (KSeF) este o platformă guvernamentală pentru emiterea, transmiterea, primirea și stocarea facturilor structurate. Sistemul a fost creat pentru a digitaliza procesul de facturare și pentru a reduce erorile. Conform calendarului:

- 1 februarie 2026 — KSeF devine obligatoriu pentru companiile care au realizat vânzări (inclusiv taxe) peste 200 milioane PLN în 2024.
- 1 aprilie 2026 — obligația se extinde la celelalte companii.
- Firmele cu venituri de până la 10.000 PLN pe lună pot aștepta până la 1 ianuarie 2027.

KSeF impune ca fiecare factură de vânzare să fie transmisă sistemului guvernamental într-un timp specificat după emitere, făcând automatizarea contabilă crucială. iFirma se pregătește pentru integrarea completă — sistemul va permite primirea și trimiterea facturilor către KSeF direct din aplicație și monitorizarea statusurilor documentelor.

De ce Stripe nu poate emite o factură cu TVA sau să o trimită la KSeF

Stripe se concentrează pe procesarea plăților și nu generează facturi poloneze cu TVA — confirmările pe care le emite (receipts) nu conțin un număr NIP, cota corectă de TVA sau numerotarea cerută de reglementările poloneze. Mai mult, platforma nu oferă o interfață pentru trimiterea directă a e-facturilor în format XML către KSeF. În practică, aceasta înseamnă că fără un instrument suplimentar, vânzarea prin Stripe necesită emiterea manuală a unei facturi într-un sistem polonez, descărcarea ei în format FA(3) și trimiterea către KSeF — ceea ce este ineficient și predispus la erori la volume mari de tranzacții.

De ce să alegi iFirma?

iFirma este un instrument complex de facturare și contabilitate care se distinge prin mai multe funcționalități importante pentru vânzătorii online:

- Ecosistem extins de integrări — iFirma poate fi conectat ușor cu Allegro și platforme populare de e-commerce precum Shoper, WooCommerce și PrestaShop. Aceasta permite importul automat al comenzilor și emiterea facturilor fără a comuta între sisteme.

- Integrare cu bănci și dispozitive fiscale — sistemul se integrează cu dispozitive fiscale și permite exportul plăților către bănci și aprobarea cu un singur cod. Aceasta simplifică foarte mult operațiunile pentru antreprenorii care utilizează plăți online.

- Completare automată a datelor contractantului — datorită integrării cu baza de date GUS, simpla introducere a numărului NIP al contractantului completează automat restul datelor (nume, adresă).

- Suport KSeF — iFirma pregătește un modul care va permite trimiterea facturilor către KSeF direct din sistem, cu trimiterea declanșată automat la salvarea documentului. Utilizatorii vor putea monitoriza statusurile și primi facturi din KSeF, asigurând conformitate deplină cu reglementările.

Conectarea iFirma cu Stripe automatizează întregul proces: sistemul emite o factură cu TVA pe baza datelor tranzacției, o trimite la KSeF și livrează PDF-ul clientului. Nicio tranzacție nu va fi omisă, iar tu menții conformitatea cu reglementările aplicabile.

Cum să integrezi Stripe cu iFirma folosind Striptu

Striptu este un SaaS polonez care conectează platforme globale de plăți (Stripe, Kajabi, ThriveCart) cu software-ul contabil polonez. Datorită instrumentului nostru, după fiecare plată Stripe, o factură este emisă automat în iFirma și apoi trimisă la KSeF. Mai jos vei găsi un ghid pas cu pas despre cum să configurezi integrarea.

1. Creează un serviciu și conectează Stripe

1. Înregistrează-te pe Striptu, alege un plan (lunar la 29 PLN sau anual la 290 PLN) și creează un serviciu nou.
2. Conectează contul Stripe: generează o cheie Secret API în panoul dezvoltatorilor Stripe și introdu-o în Striptu. Instrumentul nostru va crea automat un webhook și va captura notificările de plată.

2. Activează integrarea iFirma și completează configurarea

1. În panoul Striptu, deschide serviciul creat și mergi la fila Setări.
2. În fila iFirma, introdu:
* Nume utilizator — login-ul tău iFirma.
* Token API — cheia de autorizare obținută din panoul iFirma.
3. Fă clic pe Testează conexiunea.

Unde găsești token-ul API? Autentifică-te în iFirma, mergi la meniul Module, apoi selectează API. În fereastra „Module și Integrări", fă clic pe butonul Integrează și generează un token pentru identificatorul Factură. Copiază cheia generată și insereaz-o în configurarea Striptu.

3. Definește cota de impozit pe venit (forfetară) și alte setări

- Dacă te decontezi pe bază forfetară, iFirma necesită specificarea unei cote de impozit pe venit. În panoul Striptu, poți seta o cotă implicită pe care sistemul o va transmite către iFirma.

- În secțiunea Setări suplimentare, activează opțiunea Trimite automat e-mail cu factura clientului — după emiterea unui document, putem solicita iFirma să trimită PDF-ul la adresa de e-mail furnizată în tranzacția Stripe. Asigură-te că trimiterea e-mailurilor este activată în panoul iFirma.

- Dacă nu utilizezi modulul Tax în Stripe (nu transmite suma netă), setează o cotă de TVA implicită în Striptu, de exemplu 23%, pentru ca programul să calculeze valorile nete și TVA pe factură. Pentru produse cu cote diferite de TVA sau tranzacții internaționale, ia în considerare activarea Stripe Tax și configurarea cotelor fiscale.

4. Testează și lansează integrarea

După configurarea conexiunilor, merită să rulezi o plată de test în modul de test Stripe. Verifică dacă factura apare în iFirma, dacă conține datele corecte (NIP, cotă TVA, sume nete/brute) și dacă livrarea prin e-mail funcționează. Apoi treci în modul producție și automatizează procesul pentru tranzacții reale.

Beneficiile automatizării Stripe → iFirma → KSeF

Conectarea automată a Stripe, iFirma și KSeF aduce multe beneficii tangibile:

- Economie de timp și eliminarea muncii manuale — integrarea noastră colectează tranzacțiile din Stripe și creează facturi în iFirma automat. Facturile sunt emise imediat după plată, eliminând necesitatea reintroducerii datelor.

- Conformitate cu legislația poloneză — utilizând iFirma cu modulul KSeF integrat și integrarea cu baza GUS, poți fi sigur că facturile conțin toate câmpurile obligatorii și vor fi transmise în formatul corect.

- Mai puține erori — datele din Stripe sunt transferate automat pe factură; sistemul nostru transmite doar informațiile necesare pentru o factură cu TVA, iar tu poți adăuga un număr NIP și comentarii la comandă după necesitate. Automatizarea minimizează riscul de greșeli.

- Livrare rapidă a documentelor — după emiterea facturii, iFirma poate trimite PDF-ul prin e-mail clientului și poate transmite imediat e-factura la KSeF. Clientul primește dovada achiziției aproape instantaneu, iar tu îți îndeplinești obligația fiscală.

- Monitorizarea statusurilor — iFirma permite monitorizarea dacă facturile au fost acceptate de KSeF și primirea documentelor de cost din KSeF. Ai control deplin asupra fluxului de documente.

- Pregătire pentru viitor — implementarea integrării înainte de KSeF obligatoriu permite testarea proceselor și evitarea problemelor în perioada de tranziție. Primele 10 tranzacții în Striptu sunt gratuite, astfel încât poți testa soluția fără risc.

Rezumat

KSeF va schimba modul în care companiile poloneze emit și trimit facturi. Din 1 februarie 2026, întreprinderile mari, iar din 1 aprilie 2026, celelalte companii vor fi obligate să transmită facturile de vânzare în formă structurată. Stripe în sine nu oferă facturi poloneze cu TVA sau integrare cu KSeF, deci singura cale spre o contabilitate conformă este conectarea acestuia cu un sistem contabil polonez.

iFirma este instrumentul ideal pentru aceasta: automatizează emiterea facturilor, se integrează cu e-commerce, bănci și GUS, iar modulul KSeF va permite trimiterea și primirea facturilor direct din aplicație.

Pentru a automatiza complet procesul, merită să utilizezi Striptu. Configurarea integrării Stripe → iFirma durează doar câteva minute: pur și simplu furnizează login-ul și token-ul API iFirma, setează preferințele și testează conexiunea. Sistemul nostru se va ocupa de emiterea facturii cu TVA, transmiterea către KSeF și trimiterea PDF-ului clientului — în timp ce tu câștigi timp pentru a-ți dezvolta afacerea.