Integracja Stripe z wFirma: przewodnik dla 2026

Wprowadzenie – dlaczego Stripe i wFirma?

Stripe to globalna bramka płatnicza, która umożliwia przyjmowanie płatności z całego świata, ale nie oferuje generowania polskich faktur VAT ani obsługi Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF). Wszystkie transakcje ze Stripe trzeba więc osobno zafakturować w lokalnym systemie księgowym i od 2026 r. przesłać do KSeF.

wFirma jest polskim oprogramowaniem księgowo‑fakturowym skierowanym do mikroprzedsiębiorców, firm e‑commerce i biur rachunkowych. Oferuje moduły do fakturowania, księgowości, magazynu i kadr, a także szeroki ekosystem integracji. Dzięki współpracy z platformą Apilo oraz integracjom dedykowanym branży e‑commerce wFirma umożliwia zarządzanie sprzedażą na wielu kanałach (Allegro, Shoper, Magento, Prestashop itd.), a wszystkie zamówienia są automatycznie księgowane w systemie. Dodatkowo program integruje się z wieloma modelami drukarek fiskalnych i umożliwia wystawianie paragonów online, a także łączy się z bazą GUS w celu automatycznego uzupełniania danych kontrahenta.

W obliczu zbliżającego się obowiązku korzystania z KSeF integracja Stripe z wFirma staje się koniecznością dla firm prowadzących sprzedaż internetową. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest KSeF, przedstawiamy zalety wFirmy i pokazujemy, jak krok po kroku zautomatyzować proces fakturowania za pomocą Striptu – polskiego integratora łączącego Stripe z polskimi systemami księgowymi.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e‑Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny, w którym przedsiębiorcy wystawiają, wysyłają, odbierają i przechowują faktury ustrukturyzowane. Każda faktura otrzymuje unikatowy numer identyfikacyjny i jest przechowywana w państwowym archiwum przez co najmniej 10 lat. Wdrożenie KSeF ma na celu digitalizację obiegu dokumentów, ograniczenie błędów oraz zwiększenie kontroli podatkowej.

Ministerstwo Finansów ustaliło następujące terminy wejścia w życie obowiązkowego KSeF:

- 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla firm, których sprzedaż za 2024 r. (z podatkiem) przekroczyła 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców.
- Mikroprzedsiębiorcy o miesięcznej sprzedaży do 10 tys. zł mogą skorzystać z okresu przejściowego do 1 stycznia 2027 r.

Przedsiębiorcy muszą wysłać każdą fakturę sprzedażową do KSeF niemal natychmiast po jej wystawieniu. System pozwala też odbierać faktury zakupowe. Korzystanie z programu księgowego zintegrowanego z KSeF (jak wFirma) znacznie ułatwia te obowiązki.

Dlaczego Stripe nie wystawi polskiej faktury ani nie wyśle jej do KSeF

Stripe koncentruje się na procesowaniu płatności. Potwierdzenia transakcji wysyłane klientom ("receipts") nie zawierają numeru NIP kupującego, odpowiedniej stawki VAT ani numeracji zgodnej z polskimi przepisami i nie są ustrukturyzowaną e‑fakturą. Stripe nie oferuje integracji z KSeF, dlatego każdą sprzedaż trzeba osobno zafakturować w polskim systemie i przesłać fakturę do rządowego rejestru. Manualne przepisywanie danych z setek transakcji jest pracochłonne i ryzykowne, dlatego warto zautomatyzować proces z wykorzystaniem wFirmy i Striptu.

wFirma – co wyróżnia ten system?

wFirma to kompleksowy system do fakturowania, księgowości i kadrowo‑płacowy. Jego najważniejsze cechy dla sprzedawców internetowych i przedsiębiorców to:

- Sprzedaż wielokanałowa i integracje e‑commerce – wFirma integruje się z platformą Apilo oraz wieloma sklepami internetowymi (Shoper, Clickshop, Magento, Prestashop, Redcart, CScart, CStore itd.), dzięki czemu można zarządzać sprzedażą w wielu kanałach jednocześnie. Cała sprzedaż jest automatycznie księgowana w systemie.
- Integracja z drukarkami fiskalnymi i e-paragonami – program obsługuje liczne modele drukarek, umożliwiając wystawianie paragonów fiskalnych bezpośrednio z systemu. Współpracuje też z eparagony.pl, dzięki czemu paragony można wysyłać klientom mailowo.
- Automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta – wFirma łączy się z bazą GUS; po wpisaniu numeru NIP program sam uzupełnia nazwę i adres kontrahenta, co przyspiesza wystawianie faktur.
- Pełna integracja z KSeF – wFirma oferuje automatyczną obsługę faktur ustrukturyzowanych od marca 2023 r. System umożliwia zarówno wysyłkę, jak i odbiór e‑faktur z KSeF bez potrzeby korzystania z zewnętrznych narzędzi. Użytkownicy mogą określić, czy chcą automatycznie pobierać faktury zakupowe, wysyłać faktury sprzedażowe B2B/B2C oraz odbierać faktury sprzedażowe. Przed wejściem w życie KSeF 2.0 wFirma zachęca do wgrania certyfikatów lub tokenów; jeśli zostaną umieszczone, system automatycznie połączy się z KSeF 1 lutego 2026 r.
- Atrakcyjny cennik – pakiet Fakturowanie i CRM kosztuje 19 zł netto miesięcznie i obejmuje integracje e‑commerce, magazyn mini, monitoring kontrahentów, faktury automatyczne i cykliczne, JPK_FA, obsługę drukarek fiskalnych i wysyłkę SMS o wystawionej fakturze.

Dzięki tym funkcjom wFirma jest kompleksowym rozwiązaniem dla przedsiębiorców sprzedających online i przygotowuje swoich klientów na obowiązkowy KSeF.

Jak zintegrować Stripe z wFirma za pomocą Striptu – instrukcja krok po kroku

Striptu to polski system SaaS, który łączy globalne platformy płatnicze (Stripe, Kajabi, ThriveCart) z rodzimymi systemami księgowymi. Nasze narzędzie odbiera informacje o płatności ze Stripe, tworzy fakturę w wFirma i przekazuje ją do KSeF. Integracja jest prosta i nie wymaga wiedzy technicznej.

Krok 1 – utwórz usługę w Striptu i połącz konto Stripe

Zarejestruj się na Striptu i stwórz nową usługę. Podczas konfiguracji podaj Secret API Key z panelu Stripe. Nasze narzędzie automatycznie skonfiguruje webhook, który będzie przekazywał informacje o transakcjach.

Krok 2 – połącz Striptu z wFirma

Po aktywowaniu integracji z wFirma w kreatorze Striptu przejdź do zakładki Ustawienia i w sekcji wFirma wprowadź niezbędne dane:

1. Token API (access key) i Token API (secret key) – w wFirma klucze API tworzy się w menu ustawień konta. Po zalogowaniu wybierz swoje imię/nazwę w prawym górnym rogu, przejdź do Bezpieczeństwo » Aplikacje i w zakładce Klucze API wygeneruj nowe połączenie. Skopiuj oba tokeny i wpisz je w Striptu. Więcej o konfiguracji tokenów API w wFirma znajdziesz w dokumentacji.
2. Kliknij Przetestuj połączenie, abyśmy mogli upewnić się, że dane są poprawne. Instrukcja krok po kroku dostępna jest w dokumentacji.

Krok 3 – skonfiguruj dodatkowe opcje

- Domyślna stawka podatku dochodowego (ryczałt) – jeśli rozliczasz się ryczałtem, w Striptu możesz ustawić domyślną stawkę podatku. Zostanie ona przekazana do wFirmy razem z fakturą. Więcej o konfiguracji ryczałtu w dokumentacji.
- Automatyczna wysyłka faktury e‑mail – włącz opcję automatycznego wysyłania PDF-a faktury do klienta. Funkcja ta wymaga aktywnego modułu wysyłki e‑mail w wFirma. Szczegóły o automatycznej wysyłce e‑maili znajdziesz tutaj.
- Domyślna stawka VAT – jeśli nie korzystasz z modułu Stripe Tax, Stripe nie przekazuje kwoty netto. W tej sytuacji w Striptu ustaw domyślną stawkę VAT (np. 23 %), aby program obliczał wartości netto i VAT na fakturze.

Po zapisaniu ustawień wykonaj testową transakcję w trybie testowym Stripe. Sprawdź, czy faktura została prawidłowo wystawiona w wFirmie, czy zawiera wszystkie dane i czy została wysłana e‑mailem oraz do KSeF. Następnie włącz tryb produkcyjny.

Dlaczego nie warto samodzielnie integrować Stripe z KSeF?

Choć zarówno Stripe, jak i KSeF udostępniają API, samodzielne połączenie tych systemów jest skomplikowane i kosztowne w utrzymaniu. Należy generować e‑faktury w formacie XML zgodnym ze schemą FA, uwierzytelniać wysyłkę za pomocą Profilu Zaufanego lub certyfikatów, aktualizować schematy w razie zmian przepisów i dbać o bezpieczeństwo kluczy. Dla większości mikrofirm taka inwestycja jest nieopłacalna. Korzystanie z gotowych integracji (wFirma, Striptu) pozwala skupić się na biznesie, a nie na programowaniu.

Korzyści z automatyzacji Stripe → wFirma → KSeF

- Oszczędność czasu – faktury wystawiają się same po każdej płatności. Proces jest w pełni automatyczny, co eliminuje ręczne przepisywanie danych.
- Zgodność z polskim prawem – wFirma posiada certyfikowaną integrację z KSeF, co gwarantuje, że dokumenty są wysyłane i odbierane w wymaganym formacie. Więcej o zgodności z przepisami przeczytasz w naszym artykule.
- Mniej błędów – dane klienta (kwota, NIP, adres, stawka VAT) przenoszą się automatycznie, więc ryzyko pomyłek jest minimalne. Każda transakcja jest automatycznie zafakturowana.
- Szybka wysyłka dokumentów – wFirma może wysłać PDF faktury e‑mailem do klienta, a jednocześnie przesłać e‑fakturę do KSeF. Klient od razu otrzymuje dowód zakupu, a Ty spełniasz obowiązek podatkowy. To przyspiesza obieg dokumentów.
- Gotowość na przyszłość – zintegrowanie Stripe z wFirma i KSeF z wyprzedzeniem pozwala przetestować procesy, wyłapać błędy i bez stresu wejść w obowiązkowy system w 2026 r. Pierwsze 10 transakcji w Striptu możesz zrealizować bezpłatnie, co umożliwia łatwe sprawdzenie integracji.

Podsumowanie

Wdrożenie KSeF to rewolucja w polskim fakturowaniu. Od lutego i kwietnia 2026 r. przedsiębiorcy będą musieli wystawiać e‑faktury i przesyłać je do państwowego rejestru niemal natychmiast po sprzedaży. Stripe nie zapewnia faktur VAT ani integracji z KSeF, dlatego najrozsądniejszym rozwiązaniem dla sprzedawców online jest użycie polskiego systemu księgowego z obsługą KSeF.

wFirma to kompleksowe narzędzie z modułem e‑commerce, integracją z Apilo i drukarkami fiskalnymi oraz pełną obsługą KSeF. Dzięki Striptu można połączyć Stripe z wFirma w kilku prostych krokach: wygenerować klucze API w wFirma, wprowadzić je w Striptu, ustawić preferencje podatkowe i testową transakcję. Pełna instrukcja konfiguracji dostępna jest w dokumentacji. Po integracji każda płatność ze Stripe automatycznie tworzy fakturę w wFirma, wysyła ją do KSeF i dostarcza klientowi, co oszczędza czas, minimalizuje błędy i zapewnia zgodność z prawem.

Jeśli prowadzisz sprzedaż online i korzystasz ze Stripe, nie czekaj do ostatniej chwili. Zintegrowane rozwiązanie Stripe → wFirma → KSeF zapewni Ci spokój, komfort pracy i przewagę konkurencyjną w 2026 r.