ThriveCart - automatyczne wystawianie faktur za sprzedaż

Automatyzacja rozliczeń to marzenie każdego twórcy kursów czy e‑booków. Nikt nie chce spędzać godzin na ręcznym generowaniu faktur i wysyłaniu ich klientom, zwłaszcza gdy sprzedaż rośnie. ThriveCart — popularny koszyk do sprzedaży produktów cyfrowych — wychodzi naprzeciw tym potrzebom, oferując wbudowane mechanizmy automatycznego wystawiania faktur. W niniejszym artykule przyjrzymy się, jak skonfigurować i wykorzystać te funkcje, jakie są ich ograniczenia oraz co zrobić, aby w pełni dostosować proces fakturowania do polskich wymogów prawnych. To uzupełnienie poprzednich publikacji o integracji ThriveCart z Fakturownią i innych systemach, tym razem z naciskiem na maksymalną automatyzację po stronie koszyka.

Jak działają automatyczne faktury w ThriveCart?

ThriveCart domyślnie wysyła klientowi wiadomość z fakturą po każdej udanej transakcji. W ustawieniach produktu możesz zdecydować, czy chcesz korzystać z szczegółowego powiadomienia (invoice‑style) czy podstawowego powiadomienia. W dokumentacji ThriveCart podkreśla się, że szczegółowa wersja zawiera wszystkie niezbędne elementy: logo firmy, dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury, datę zakupu, rozbicie produktów, podatków i przyszłych płatności, link do pobrania faktury w formacie PDF oraz odnośnik do panelu klienta. To sprawia, że większość sprzedawców wybiera właśnie ten wariant.

Wariant podstawowy jest przeznaczony dla zaawansowanych użytkowników korzystających z zewnętrznych narzędzi do fakturowania; zawiera jedynie logo, nazwę firmy, listę zakupionych produktów i linki wsparcia. W obu przypadkach faktura jest wysyłana automatycznie po zakupie, co oszczędza czas i redukuje błędy.

Ustawienia numeracji i personalizacji

W menu Settings > Account‑wide settings > Invoices możesz ustawić sposób numeracji dokumentów. ThriveCart pozwala zdefiniować punkt początkowy numeracji oraz dodać prefiks (np. rok lub skrót firmy). Każdy numer faktury jest inkrementowany w miarę pojawiania się nowych zamówień, a system nie pozwala na ustawienie niższego numeru niż ostatnio użyty. Można także wyłączyć wysyłanie powiadomień na poziomie całego konta lub pojedynczego produktu, jeżeli planujesz stosować zewnętrzne narzędzia.

Informacja podatkowa i zbieranie danych nabywcy

ThriveCart obsługuje automatyczne obliczanie podatku oraz weryfikację numerów VAT w Unii Europejskiej. Jeśli włączysz funkcję „EU VAT number validation” w edytorze kasy, klient z Unii Europejskiej zobaczy pole na NIP‑UE. Po wpisaniu numeru system weryfikuje, czy jest on poprawny i – jeżeli firma kupującego jest zarejestrowana – obniża podatek do 0 %, stosując mechanizm odwrotnego obciążenia. Informacja o zastosowaniu odwrotnego VAT znajduje się na fakturze. To wygodne, gdy sprzedajesz kursy do innych krajów UE, bo eliminuje potrzebę ręcznego sprawdzania numerów VIES.

Inne narzędzia automatyzacji: masowe pobieranie faktur

W ramach licencji Pro+ ThriveCart udostępnia funkcję Bulk Invoice Downloads. Pomaga ona w sezonie podatkowym: zamiast pobierać faktury pojedynczo, można wybrać zakres dat, produkt lub klienta i wygenerować plik ZIP z wszystkimi pasującymi dokumentami. Link do paczki PDF przesyłany jest e‑mailem, więc można go łatwo przekazać księgowej lub archiwizować. To oszczędza czas przy miesięcznych, kwartalnych czy rocznych rozliczeniach.

Gdzie kończy się automatyzacja? Ograniczenia ThriveCart

Choć ThriveCart automatycznie wysyła faktury PDF, trzeba pamiętać o kilku ograniczeniach, zwłaszcza w kontekście polskiego prawa:

1. Brak ustrukturyzowanej e‑faktury. ThriveCart generuje dokumenty PDF. Jednak w wielu krajach UE, w tym w Polsce, e‑faktura w formacie XML będzie obowiązkowa dla B2B w najbliższych latach. Oznacza to, że trzeba będzie przesłać fakturę do KSeF, czego ThriveCart nie obsługuje. Dlatego przy sprzedaży firmom konieczne jest dodatkowe oprogramowanie księgowe.
2. Ograniczona personalizacja pól. ThriveCart pozwala dodać prefiks i logo, ale nie umożliwia edycji struktury faktury czy dodawania niestandardowych pól specyficznych dla polskiego prawa (np. kod GTU lub adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”).
3. Dane przechowywane poza UE. Platforma hostuje dane na serwerach w Stanach Zjednoczonych. Wymaga to zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych i może budzić wątpliwości w kontekście RODO, zwłaszcza gdy gromadzisz dane firmowe (NIP, adres).
4. Brak natywnego połączenia z Fakturownia i innymi polskimi systemami. Jak wskazano w poprzednim artykule, ThriveCart nie integruje się bezpośrednio z polskimi narzędziami księgowymi. Jeśli potrzebujesz pełnej automatyzacji i zgodności z KSeF, musisz zastosować dodatkowe rozwiązania.

Jak połączyć ThriveCart z polskim systemem księgowym?

1. Użycie podstawowego modułu i ręczny import

Jeżeli wystawiasz faktury tylko dla klientów indywidualnych, możesz korzystać z natywnego modułu i co miesiąc pobierać zbiorcze faktury Pro+. Następnie wprowadzaj dane ręcznie do Fakturownia lub innego programu. Jest to czasochłonne, ale przy małej liczbie transakcji działa.

2. Integracja przez API i automatyzatory

Dla rosnącej sprzedaży warto sięgnąć po narzędzia typu n8n, Zapier lub Make. ThriveCart umożliwia subskrybowanie zdarzeń takich jak order_created czy order_rebill poprzez swoje API, a integratorzy mogą automatycznie tworzyć faktury w Fakturownia lub innym systemie. Wymaga to jednak konfiguracji przepływu, mapowania pól oraz dbałości o waluty i numery NIP.

3. Dedykowane rozwiązania SaaS

Najwygodniejszą opcją jest skorzystanie z gotowego integratora – na przykład striptu.com. To narzędzie łączy ThriveCart ze Stripe, Kajabi i polskimi systemami księgowymi. Po każdej transakcji dane są przesyłane do Fakturownia, a faktura jest generowana zgodnie z polskimi wymogami i w przyszłości wysyłana do KSeF. W przeciwieństwie do ogólnych integratorów, striptu.com działa w modelu „plug and play” i nie wymaga kodowania.

Wskazówki praktyczne dla użytkowników ThriveCart

1. Włącz weryfikację VAT dla UE. Jeżeli sprzedajesz do firm w Unii, aktywuj pole VAT w edytorze kasy i umożliw klientom wprowadzenie numeru. ThriveCart zweryfikuje numer i zastosuje stawkę 0 %.
2. Ustaw prefiks i numerację zgodnie z polskim systemem. Wprowadź prefiks zawierający rok i skrót firmy, np. TC/2025/, aby łatwiej odróżniać faktury z ThriveCart w Twojej ewidencji. Ustawienie numeracji jest możliwe tylko na numer wyższy od dotychczasowego.
3. Wybierz odpowiedni typ powiadomienia. Dla sprzedaży B2C korzystaj z pełnej faktury. Jeśli jednak generujesz faktury w zewnętrznym systemie, ustaw „basic notification”, aby nie wysyłać duplikatów.
4. Regularnie pobieraj raporty. Korzystaj z Bulk Invoice Downloads, aby raz na miesiąc lub kwartał pobrać wszystkie faktury. Ułatwi to rozliczenia i przygotuje Cię na wprowadzenie KSeF.

Podsumowanie

ThriveCart oferuje rozbudowane możliwości automatycznego wystawiania faktur: od szczegółowych powiadomień z numeracją, przez weryfikację numerów VAT, aż po masowe pobieranie dokumentów. Dzięki tym funkcjom twórcy kursów i produktów cyfrowych mogą skupić się na sprzedaży, a nie na ręcznej administracji. Trzeba jednak pamiętać, że faktury generowane w ThriveCart pozostają plikami PDF i nie spełniają przyszłych wymogów KSeF. Dlatego w polskich realiach najlepiej traktować natywne faktury ThriveCart jako potwierdzenia dla klienta, a właściwe dokumenty VAT wystawiać za pomocą Fakturownia, iFirma lub dedykowanych integratorów. Dzięki integracjom SaaS, takich jak striptu.com, można połączyć automatyzację sprzedaży z pełną zgodnością z prawem, zachowując jednocześnie efektywność pracy.