Stripe vs. KSeF – jak fakturować transakcje ze Stripe, żeby spełnić obowiązek KSeF?

Obowiązkowy KSeF od 2026 – co to oznacza dla firm?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, czyli e-faktur w formacie XML zgodnym z wymaganiami rządu. Od 2026 roku korzystanie z KSeF staje się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców – oznacza to koniec papierowych faktur i tradycyjnego przesyłania dokumentów między firmami. Wszystkie faktury sprzedaży będą musiały trafić do centralnego systemu niemal od razu po wystawieniu, a dostęp do nich otrzyma od razu także urząd skarbowy. W efekcie przedsiębiorcy muszą dostosować swoje procesy fakturowania, aby każda sprzedaż była zafakturowana elektronicznie i zarejestrowana w KSeF w wymaganym terminie.

Najważniejsze daty KSeF:

- 1 lutego 2026 r. – obowiązek KSeF dla dużych firm (obrót powyżej 200 mln zł rocznie).
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców (czyli większości małych i średnich firm).
- 1 stycznia 2027 r. – do tego czasu mikrofirmy (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie) zyskają dodatkowy czas; od 2027 r. nawet najmniejsi przedsiębiorcy będą objęci KSeF.

Co istotne, odbieranie faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe dla wszystkich firm już od lutego 2026 – nawet jeśli najmniejsze biznesy mogą jeszcze nie wystawiać własnych e-faktur, to muszą być gotowe na odbiór dokumentów od dostawców przez KSeF (np. faktury za paliwo). Wprowadzono też okres przejściowy: do końca 2026 r. nie będą nakładane kary za ewentualne błędy w obsłudze nowego systemu. Nie zmienia to jednak faktu, że każdą fakturę trzeba będzie finalnie zarejestrować w KSeF w bardzo krótkim czasie od sprzedaży.

Dlaczego Stripe nie współpracuje z KSeF?

Stripe to globalna platforma płatnicza, która umożliwia przyjmowanie płatności online z całego świata. Choć Stripe oficjalnie działa w Polsce od 2019 r. i obsługuje lokalne metody płatności, to nie oferuje funkcji wystawiania polskich faktur ani integracji z KSeF. Stripe skupia się na obsłudze płatności – kwestie podatków i fakturowania pozostawia sprzedawcy. Udostępnia co prawda narzędzia typu Stripe Tax (do wyliczania VAT) czy wysyła klientom potwierdzenia transakcji (tzw. receipt), ale nie zastępuje to polskiej faktury VAT ani wymogów księgowych w Polsce. W praktyce więc, jeśli sprzedajesz coś przez Stripe (np. kurs online, e-book czy inny produkt cyfrowy), musisz sam zadbać o wystawienie faktury zgodnej z polskim prawem.

Problem ten istniał od dawna – Stripe nie „wie”, jak wygląda polska faktura VAT (z NIP nabywcy, właściwą stawką VAT, odpowiednią numeracją itd.), więc każdą sprzedaż trzeba zafakturować we własnym zakresie. Wielu twórców internetowych i małych firm radziło sobie dotąd ręcznie: np. raz w miesiącu wystawiali zbiorczo faktury w zewnętrznym programie księgowym lub na żądanie klientów. Takie ręczne wystawianie faktur do transakcji ze Stripe bywa jednak uciążliwe i podatne na błędy – łatwo coś pominąć, pomylić dane lub zwyczajnie nie nadążyć przy większej skali sprzedaży. Teraz, wraz z wprowadzeniem KSeF, dochodzi dodatkowy obowiązek: nie tylko musisz wystawić fakturę VAT, ale także przesłać ją do systemu rządowego. Oznacza to konieczność jeszcze szybszego i bardziej zautomatyzowanego fakturowania każdej transakcji.

Wystawianie faktur w 4 godziny – nowa rzeczywistość e-fakturowania

Wraz z KSeF zmieni się tempo, w jakim musimy dokumentować sprzedaż. Dawniej przedsiębiorca miał nawet do 15 dni następnego miesiąca na wystawienie faktury, lecz w erze e-faktur będzie to drastycznie skrócone. Każda faktura musi być przesłana do KSeF bardzo szybko – praktycznie w ciągu kilkudziesięciu godzin, a docelowo wręcz w trybie natychmiastowym. Według przepisów przejściowych planowano wymagać wysyłki faktury do KSeF w ciągu 24 godzin od jej wystawienia , pojawiały się też propozycje wydłużenia tego terminu do 72 godzin lub 5 dni. Niezależnie od ostatecznych ustaleń, przedsiębiorca nie może już zwlekać tygodniami na przekazanie dokumentu – konieczna jest szybka reakcja po sprzedaży.

W praktyce, aby spać spokojnie, warto wystawiać i wysyłać e-fakturę do KSeF niemal od razu po sprzedaży – najlepiej w ciągu paru godzin. Wyobraź sobie sprzedaż o północy – jeśli nie zafakturujesz jej od razu, następnego dnia łatwo przekroczyć dozwolony limit. Automatyzacja jest tutaj kluczowa. Ręczne tworzenie faktury dla każdej transakcji i wgrywanie jej do systemu rządowego w tak krótkim czasie byłoby bardzo trudne, zwłaszcza gdy sprzedaż odbywa się 24/7 (typowe dla sprzedaży online). Dlatego firmy potrzebują rozwiązania, które w ciągu tych kilku godzin od płatności automatycznie wygeneruje fakturę i wyśle ją do KSeF – bez udziału człowieka.

Polskie programy do fakturowania z integracją KSeF

Dobra wiadomość jest taka, że wiele popularnych programów księgowo-fakturowych w Polsce dostosowało się do KSeF. Dostawcy oprogramowania wiedzą, że ich użytkownicy będą musieli obsługiwać e-faktury, więc już oferują integracje z systemem rządowym. Przykładowo:

- Fakturownia.pl – wprowadziła darmową integrację z KSeF, umożliwiając automatyczne wysyłanie i pobieranie faktur ze swojego systemu do KSeF. Wystawiona faktura może zostać przesłana jednym kliknięciem, a użytkownik nie musi logować się na rządowy portal.
- wFirma – udostępniła obsługę e-faktur; faktury sprzedaży wystawione w systemie są automatycznie przesyłane do KSeF zaraz po ich zapisaniu. Dzięki temu przedsiębiorca w ogóle nie martwi się techniczną stroną wysyłki – dzieje się to w tle.
- inFakt – prosty system fakturowania dla mikro firm także zintegrował się z KSeF. Wystarczy, że użytkownik poda w aplikacji token autoryzacyjny z KSeF, a inFakt automatycznie wyśle faktury do KSeF, pobierze je stamtąd oraz odbierze status i numer KSeF dla każdej faktury. Twórcy inFakt chwalą się, że ich użytkownicy już dziś mogą wysyłać e-faktury bezpośrednio z programu.
- iFirma – popularna platforma księgowa również przygotowuje pełną integrację z KSeF. Firma zapowiada, że będzie obsługiwać automatyczną wysyłkę faktur, odbieranie dokumentów z KSeF oraz inne funkcje (np. pobieranie danych kontrahenta z GUS), tak aby użytkownicy iFirmy mogli spełnić nowe obowiązki bez komplikacji. (W momencie wejścia KSeF w życie, ta integracja powinna być już dostępna lub tuż przed premierą – warto śledzić komunikaty iFirmy).

Oprócz powyższych, także większe systemy ERP (jak Comarch Optima) czy inne narzędzia (np. Saldeo Smart) oferują własne moduły KSeF. Dla przeciętnego twórcy online kluczowe są jednak te mniejsze, przystępne cenowo aplikacje, które już zna i z których korzysta na co dzień do wystawiania faktur. Jeśli więc używasz któregoś z powyższych programów do księgowości, masz już bazę do spełnienia obowiązków KSeF – trzeba tylko zapewnić, że Twoje sprzedaże ze Stripe trafią do tego programu fakturującego.

Automatyzacja Stripe → fakturowanie → KSeF dzięki Striptu

Pozostaje pytanie: jak połączyć Stripe z tymi programami fakturowymi, aby każda transakcja była od razu zafakturowana i wysłana do KSeF? Tutaj z pomocą przychodzi Striptu – polskie narzędzie SaaS stworzone właśnie po to, by zasypać lukę między globalnymi platformami sprzedaży a lokalnymi wymogami księgowymi. Striptu umożliwia zintegrowanie Twojego konta Stripe (a także platform takich jak Kajabi czy ThriveCart, które obsługują płatności przez Stripe) z wybranym systemem do faktur, np. Fakturownią. W praktyce działa to następująco:

1. Łączysz Stripe z Striptu: kilka kliknięć pozwala autoryzować dostęp Striptu do Twojego konta Stripe. Od tego momentu narzędzie będzie mogło „widzieć” nowe transakcje.
2. Łączysz Striptu z programem do faktur: wybierasz np. Fakturownia.pl (obecnie dostępna integracja) lub inny system (planowane są integracje m.in. z ifirma, inFakt – zgodnie z roadmapą rozwoju produktu). Podajesz klucz API do swojego konta w programie fakturowym, aby Striptu mógł w Twoim imieniu wystawiać tam dokumenty.
3. Automatyczna generacja faktury: gdy tylko w Stripe pojawi się nowa płatność (np. ktoś kupi Twój kurs online), Striptu automatycznie tworzy fakturę VAT w połączonym programie księgowym. Faktura zawiera wszystkie potrzebne dane – klienta, kwotę w złotówkach, stawkę VAT lub informację o odwrotnym obciążeniu (np. NP dla sprzedaży zagranicznej), numerację itd. Eliminuje to ręczne przepisywanie danych.
4. Wysłanie faktury do KSeF: dzięki temu, że Twój program do fakturowania jest zintegrowany z KSeF, świeżo wystawiona faktura od razu leci do rządowego systemu. Dzieje się to automatycznie – np. we wFirma wysyłka następuje automatycznie po zapisaniu faktury. Nie musisz wykonywać żadnych dodatkowych czynności. Faktura otrzyma unikalny numer identyfikujący z KSeF, co potwierdza jej oficjalną rejestrację.
5. Archiwizacja i zgodność: e-faktura trafia do Twojego archiwum KSeF (gdzie będzie przechowywana przez 10 lat) oraz zostaje zapisana w Twoim programie księgowym. Możesz ją pobrać, wydrukować obraz PDF z kodem QR, ale nie ma już potrzeby tradycyjnego wysyłania jej mailem do klienta – klient (nabywca) też może odebrać ją przez KSeF. Wszystko odbywa się zgodnie z polskimi przepisami, a Ty spełniasz obowiązek KSeF bez wysiłku.

Dzięki takiemu rozwiązaniu, cały proces od płatności do zgodnej z prawem faktury jest zautomatyzowany. Twórcy, którzy wcześniej tracili czas na ręczne fakturowanie każdej sprzedaży ze Stripe, teraz mogą skupić się na swoim biznesie, a nie na papierkowej robocie. Co ważne, problem braku integracji Stripe z lokalnym systemem faktur nie dotyczy tylko Polski – globalnie wiele firm musiało szukać sposobów na łączenie Stripe z krajowymi rozwiązaniami do e-fakturowania. Sam Stripe zaczął nawet oferować w swoim Marketplace aplikacje partnerów do e-invoicingu (np. dla Włoch czy Belgii), ponieważ przyznaje, że jego własne narzędzia nie generują ani nie wysyłają e-faktur bezpośrednio do urzędów skarbowych. W Polsce tę lukę wypełnia Striptu wraz z integracjami do popularnych programów księgowych.

Stripe vs. KSeF – podsumowanie wyzwania i rozwiązania

Obowiązkowe e-fakturowanie (KSeF) od 2026 roku zmusza przedsiębiorców internetowych do zmiany nawyków w dokumentowaniu sprzedaży. Jeśli korzystasz ze Stripe do przyjmowania płatności, musisz zadbać o szybkie wystawianie faktur VAT i ich wysyłkę do KSeF. Sam Stripe Ci w tym nie pomoże – nie wystawi polskiej faktury ani nie połączy się z systemem Ministerstwa Finansów. Na szczęście możesz skorzystać z polskich programów fakturowych zintegrowanych z KSeF (jak Fakturownia, wFirma, inFakt, iFirma) i zautomatyzować przepływ danych za pomocą Striptu. W efekcie sprzedaże dokonane przez Stripe będą legalnie zafakturowane zgodnie z polskimi przepisami, a każda faktura znajdzie się w KSeF w ciągu wymaganych 4, 24 czy 72 godzin – bez stresu i bez ręcznego wprowadzania danych. Stripe pozostaje doskonałą platformą do obsługi płatności, a dzięki odpowiedniej integracji Ty spełnisz obowiązek KSeF i zachowasz porządek w swojej księgowości. Przygotuj swoją firmę już teraz na nadchodzące zmiany, by w 2026 roku KSeF nie był już problemem, lecz naturalną częścią Twojego zautomatyzowanego biznesu online.