Kajabi - Wystawianie faktur za transakcje?

Sprzedaż cyfrowych kursów, e‑booków i usług coachingowych rozwija się w Polsce w zawrotnym tempie. Twórcy, którzy skupiają się na swojej specjalizacji – uczeniu języków, programowaniu, dietetyce czy biznesie – często zapominają, że za marketingową fasadą kryją się zawiłości prawne. Jednym z kluczowych obowiązków jest prawidłowe dokumentowanie przychodów. Faktura nie jest kwestią dobrej woli, lecz wymogiem, a polskie organy podatkowe wymagają kompletnego i terminowego rozliczania sprzedaży. Bez tego można narazić się na kary finansowe, sankcje administracyjne i nieprzyjemności podczas kontroli.

Niektóre platformy sprzedażowe pomagają w tym obszarze, inne – jak Kajabi – oferują jedynie podstawowe potwierdzenia płatności. W artykule przyglądamy się, dlaczego moduł fakturowania w Kajabi nie jest dostępny w Polsce, jakie konsekwencje się z tym wiążą i jakie realne rozwiązania mogą wdrożyć twórcy kursów.

Kajabi – co potrafi, a czego nie?

Kajabi to amerykańska platforma „wszystko w jednym” dla autorów kursów online, która łączy w sobie system CMS, narzędzia marketingowe, obsługę płatności i materiały wideo. Jej największą zaletą jest to, że eliminuje konieczność korzystania z kilku oddzielnych usług – twórca może przygotować stronę, uruchomić kampanię, zrealizować sprzedaż i zarządzać dostępem do produktu w jednym panelu. Dla osób skupionych na treści jest to ogromne ułatwienie.

Warto jednak uświadomić sobie, że Kajabi nie jest systemem księgowym. Początkowo platforma współpracowała z procesorem płatności Stripe i PayPal, a faktury pozostawiała użytkownikowi do samodzielnego wystawienia. Dopiero niedawno wprowadzono moduł Kajabi Payments, który umożliwia generowanie faktur i dodanie podatku w wybranych krajach. Niestety ta funkcja jest dostępna wyłącznie dla firm zarejestrowanych w USA, Kanadzie, Australii, Zjednoczonych Emiratach Arabskich i kilku państwach strefy euro (m.in. Austrii, Niemczech i Hiszpanii). Polska, Czechy czy Słowacja na liście nie występują. W praktyce polski użytkownik Kajabi nie może włączyć opcji fakturowania ani modułu Sales Tax.

Ponadto warto odróżnić fakturę od potwierdzenia sprzedaży. Kajabi wysyła do kupującego paragon – e‑mail z informacją o dokonanej płatności. Taki dokument nie zawiera wszystkich danych wymaganych przez polskie przepisy: numeru NIP, adresu nabywcy, stawki VAT, kodu towaru lub usługi. Oficjalne przewodniki dla użytkowników sugerują integrację z zewnętrznym narzędziem do fakturowania , co zdejmuje z Kajabi odpowiedzialność. Dla polskich twórców oznacza to konieczność znalezienia alternatywy już na etapie planowania sprzedaży.

Stripe i kajabi – co potrafi integracja?

Stripe to globalny system płatności, który umożliwia przyjmowanie wpłat z kart debetowych i kredytowych, obsługuje setki walut i nowoczesne metody płatności (Apple Pay, Google Pay). W połączeniu z Kajabi pozwala szybko uruchomić sprzedaż cyfrowych produktów i zautomatyzować pobieranie płatności cyklicznych. Integracja jest stabilna, a dane transakcji trafiają bezpośrednio do panelu Stripe, gdzie można zarządzać subskrypcjami, zwrotami czy opóźnionymi płatnościami.

Problem pojawia się w chwili, gdy chcemy te dane zamienić w fakturę VAT. Stripe gromadzi tylko podstawowe informacje: kwotę, datę, dane posiadacza karty. Dane nabywcy (imię, nazwisko, adres, NIP) muszą zostać przesłane z platformy sprzedażowej. Kajabi udostępnia pola do zbierania takich informacji, ale nie przekazuje ich dalej we wszystkich integracjach. Według ekspertów system nie przesyła numerów VAT i kodów podatkowych do zewnętrznych aplikacji. Rezultat? Po dokonanej płatności w Stripe w bazie nie ma danych potrzebnych do wystawienia prawidłowej faktury. Automatyzacja w Zapier, n8n czy Make nie pomoże, jeśli nie można pobrać informacji o kolejnych płatnościach w subskrypcjach . Użytkownicy raportują, że w Kajabi wyzwalacz pojawia się tylko przy pierwszym zakupie; kolejne raty subskrypcyjne nie generują nowego zdarzenia.

Wnioski są jasne: Kajabi w zestawie z Stripe to doskonałe rozwiązanie do sprzedaży kursów, ale nie można na nim polegać w kwestii faktur i rozliczeń. Bez dodatkowego narzędzia trudno będzie spełnić polskie wymogi prawne.

Polskie przepisy – czego wymagają od twórców?

Każda firma prowadząca działalność sprzedażową w Polsce zobowiązana jest do ewidencjonowania przychodów i rozliczania VAT. Faktura musi zawierać numer identyfikacyjny sprzedawcy (NIP), dane nabywcy, datę wystawienia, nazwę towaru lub usługi, cenę netto, stawkę VAT i kwotę podatku. Dla usług elektronicznych świadczonych klientom z UE należy stosować zasady MOSS/OSS i naliczać stawki podatkowe zgodnie z krajem konsumenta. Dla sprzedaży B2B w Europie konieczne jest również sprawdzenie numeru VAT UE i stosowanie odwrotnego obciążenia, gdy nabywca jest firmą. Zbliżające się przepisy KSeF (Krajowy System e-Faktur), które mają wejść w życie w 2026 r., wprowadzą obowiązek wysyłania faktur w formacie elektronicznym bezpośrednio do administracji skarbowej.

Wymagania te powodują, że prosta platforma e‑commerce nie wystarcza; potrzebny jest system, który generuje dokumenty zgodne z polskim prawem, potrafi eksportować pliki JPK i umożliwia księgowym bezproblemową współpracę.

Integracje n8n, Make i customowe skrypty

Dla osób z zacięciem technologicznym dostępne są zaawansowane rozwiązania integracyjne. Usługi takie jak n8n czy Make (dawniej Integromat) pozwalają tworzyć scenariusze automatyzujące przepływ danych między wieloma aplikacjami. Wyobraźmy sobie następujący proces: w momencie gdy Stripe odnotuje nową transakcję, integrator pobiera dane nabywcy z Kajabi (jeżeli w ogóle je posiada), tworzy w systemie księgowym (Fakturownia, inFakt, iFirma) rekord klienta, generuje fakturę i wysyła ją e‑mailem. Dzięki temu można obejść ograniczenia samej platformy sprzedażowej.

Budowanie takiego rozwiązania ma swoje zalety – pełna kontrola nad przepływem danych, możliwość personalizacji komunikacji, elastyczność w dostosowywaniu do nowych wymogów (np. KSeF). Wymaga jednak sporej ilości pracy: trzeba zidentyfikować odpowiednie punkty wyzwalające, zmapować pola danych między aplikacjami, zadbać o obsługę błędów i bezpieczeństwo danych. Integratory są płatne; większość oferuje bezpłatne plany z ograniczeniem liczby zapytań. Jeśli twoja sprzedaż rośnie, koszty subskrypcji integratora również będą wyższe. Co ważne – jeśli Kajabi nie udostępnia wyzwalacza na kolejne raty, nie ma sposobu, by automatycznie utworzyć fakturę za każdą płatność cykliczną.

Dlaczego striptu wyróżnia się na tle innych rozwiązań?

striptu.com to polskie narzędzie SaaS zaprojektowane z myślą o twórcach kursów, którzy nie chcą zostać księgowymi. Serwis łączy konta Stripe, Kajabi i ThriveCart z polskimi systemami faktur takimi jak Fakturownia. Jak to działa w praktyce?

1. Intuicyjna konfiguracja – po rejestracji w striptu użytkownik loguje się do swoich kont (Stripe, Kajabi/ThriveCart i Fakturownia). System wykonuje autoryzację i tworzy połączenia API. Nie trzeba programować ani wiedzieć, co to webhook.
2. Automatyczne zbieranie danych – po każdej płatności striptu pobiera informacje o transakcji oraz dane nabywcy, takie jak adres i numer NIP. Dzięki temu generowana faktura zawiera wszystkie wymagane elementy, a klient otrzymuje ją od razu po zapłacie.
3. Obsługa subskrypcji – w przeciwieństwie do bazowego Kajabi system reaguje na kolejne raty abonamentowe. Oznacza to, że za każdy miesiąc subskrypcji wystawiana jest nowa faktura, co ułatwia księgowość i kontrolę przychodów.
4. Zgodność z polskimi przepisami – striptu współpracuje z Fakturownia, a wkrótce również z iFirma i inFakt, umożliwiając generowanie plików JPK, integrację z KSeF oraz obsługę walut.
5. Stała opłata – narzędzie oferuje prosty abonament, w ramach którego otrzymuje się wszystkie integracje i nielimitowaną liczbę faktur. Twórca nie musi martwić się o rosnące opłaty za scenariusze integratora ani zatrudniać programisty.

striptu jest rozwijane przez polski zespół. Planowane są kolejne integracje z innymi narzędziami dla twórców, a także rozbudowa w kierunku pełnoprawnego systemu księgowego dedykowanego branży edukacyjnej. W kontekście zbliżających się obowiązków e‑fakturowania (KSeF) warto korzystać z rozwiązań, które myślą o polskich przepisach i lokalnym rynku.

Integracja z Fakturownia, ThriveCart i Kajabi

Fakturownia.pl to jeden z najpopularniejszych systemów do wystawiania faktur w Polsce. Umożliwia tworzenie faktur krajowych i wewnątrzwspólnotowych, obsługuje JPK oraz integruje się z wieloma narzędziami e‑commerce. Dzięki striptu dane z Kajabi lub ThriveCart trafiają prosto do Fakturownia, gdzie powstaje kompletna faktura VAT. To rozwiązanie jest szczególnie przydatne, gdy korzystamy z alternatywnego koszyka, np. ThriveCart, który ma bardziej rozbudowane opcje sprzedażowe niż Kajabi.

Integracja z Fakturownia nie wymaga skomplikowanej konfiguracji – użytkownik musi jedynie podać klucz API i autoryzować połączenie. W rezultacie twórcy mogą korzystać z najlepszego systemu sprzedażowego oraz najlepszego systemu księgowego bez obawy, że dane się rozjadą. Dzięki striptu eliminujemy ręczne przepisywanie danych i ryzyko błędów, a jednocześnie zwiększamy zgodność z polskim prawem.

Wnioski i rekomendacje

Twórcy sprzedający cyfrowe produkty w Polsce muszą zadbać o zgodność z przepisami podatkowymi. Kajabi, choć świetnie sprawdza się jako platforma sprzedażowa, nie oferuje w Polsce pełnej obsługi faktur i podatków. Moduł Kajabi Payments jest dostępny tylko w wybranych krajach i nie obejmuje naszego rynku. Brak automatycznej obsługi faktur oraz niepełne przekazywanie danych nabywcy do Stripe i innych systemów księgowych powoduje, że twórcy muszą szukać alternatyw.

Jednym z rozwiązań są integracje z n8n czy Make, ale wymagają one czasu, wiedzy technicznej i subskrypcji. Najbardziej przyjazną opcją dla osób mniej technicznych wydaje się polskie narzędzie striptu.com, które automatyzuje generowanie faktur, reaguje na kolejne płatności subskrypcyjne i integruje się z Fakturownia oraz innymi systemami księgowymi. W perspektywie wprowadzenia KSeF oraz rozwoju cyfrowej księgowości w CEE, korzystanie z rozwiązań dedykowanych lokalnemu rynkowi daje pewność zgodności i oszczędza czas.

Podsumowując, jeżeli prowadzisz sprzedaż kursów i usług online z wykorzystaniem Kajabi lub ThriveCart, warto już teraz zadbać o proces wystawiania faktur. Inwestycja w rozsądną integrację – czy to za pomocą rozbudowanych narzędzi automatyzujących, czy prostych usług typu striptu – szybko się zwróci, zapewniając spokój i profesjonalizm w kontaktach z urzędami oraz klientami.