Stripe jak księgować?

Jeśli jesteś polskim twórcą internetowym – na przykład korzystasz z platform takich jak ConvertKit, Substack, Memberful, ClickFunnels, SendOwl czy Stan Store, a może sprzedajesz przez Lemon Squeezy, MailerLite, ThriveCart, Easytools, Patronite, Fanvue lub Payhip – prawdopodobnie otrzymujesz płatności poprzez Stripe. W takiej sytuacji możesz zastanawiać się, jak poprawnie księgować przychody ze Stripe w Polsce. W tym artykule w przystępny, praktyczny sposób wyjaśnimy, jak ująć sprzedaż internetową obsługiwaną przez Stripe w księgach (KPiR) oraz rejestrach VAT, bez zbędnego żargonu księgowego. Dowiesz się również, na co zwrócić uwagę przy rozliczaniu prowizji Stripe, jak raportować te transakcje w JPK oraz w jaki sposób narzędzie striptu.com może Ci to wszystko ułatwić.

Dlaczego księgowanie Stripe sprawia problem?

Stripe wypłaca środki zbiorczo, co oznacza, że pojedynczy przelew z Stripe na Twoje konto bankowe zazwyczaj obejmuje wiele transakcji sprzedaży naraz. Dla początkujących przedsiębiorców bywa to mylące – przelew bankowy nie odpowiada jednej konkretnej sprzedaży, lecz sumie wielu sprzedaży pomniejszonej o prowizje Stripe. Dodatkowo Stripe potrąca swoją prowizję od każdej transakcji i wystawia z tego tytułu osobną fakturę za usługę (prowizję). Ta faktura za prowizje Stripe pochodzi od zagranicznej firmy (Stripe ma siedzibę za granicą), więc z punktu widzenia polskiej firmy jest traktowana jako import usług. W praktyce powoduje to dwa wyzwania księgowe:

- Rozdzielenie przychodów od prowizji – musisz zaksięgować pełne kwoty przychodów ze sprzedaży brutto, a osobno ująć prowizję Stripe jako koszt. Nie można po prostu zaksięgować „na rękę” tego, co wpływa na konto, bo zaniżysz przychód i koszt.
- Rozliczenie faktury od Stripe (import usług) – musisz poprawnie ująć w kosztach fakturę za prowizje oraz rozliczyć VAT od tej usługi zgodnie z polskimi przepisami (mimo że na fakturze Stripe VAT najczęściej nie jest wykazany).

Brzmi skomplikowanie? Spokojnie – poniżej krok po kroku wyjaśniamy, jak księgować Stripe w Polsce w sposób prosty i zgodny z przepisami.

Księgowanie przychodów ze Stripe w KPiR

Zacznijmy od przychodów, czyli pieniędzy, które zarabiasz dzięki sprzedaży online obsługiwanej przez Stripe. Każda transakcja sprzedaży powinna być udokumentowana – najlepiej fakturą (szczególnie gdy sprzedajesz firmom lub na żądanie klienta indywidualnego). Nawet przy sprzedaży B2C warto wystawić faktury lub choćby zachować szczegółowe dowody sprzedaży, by móc je prawidłowo zaksięgować. Dzięki temu Twoja księgowość będzie przejrzysta, a w razie kontroli będziesz mieć komplet dokumentów.

Jak ująć sprzedaż opłaconą przez Stripe w KPiR? Przychody te księgujemy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR) w dacie sprzedaży (lub dacie wystawienia faktury, zależnie od przyjętej metody). Oto podstawowe zasady:

- Wartość sprzedaży w PLN – Jeśli sprzedaż była w walucie obcej (np. USD lub EUR, co często się zdarza przy zagranicznych klientach), przelicz kwotę na złotówki według właściwego kursu (najczęściej kurs średni NBP z dnia poprzedzającego sprzedaż lub wpływ płatności). W KPiR ujmujesz kwotę netto lub brutto w zależności od statusu VAT:
- Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, to w KPiR wpisujesz kwotę netto sprzedaży (bez VAT), a VAT rozliczasz osobno w rejestrach VAT.
- Jeśli jesteś zwolniony z VAT (nievatowcem), to cała kwota sprzedaży jest dla Ciebie przychodem brutto, więc w KPiR wpisujesz pełną wartość sprzedaży (bo nie rozdzielasz VAT).
- Kolumna KPiR – Przychody ze sprzedaży wpisujemy do kolumny 7 KPiR, czyli Sprzedaż towarów i usług (przychód ze sprzedaży). Każdą fakturę lub inną ewidencjonowaną sprzedaż wpisujemy oddzielnie lub w zbiorczym zestawieniu dziennym – ważne, by sumy się zgadzały z faktycznymi wpływami (brutto przed potrąceniem prowizji).

Przykład: Jeśli sprzedałeś e-book o wartości 100 zł i zostało to opłacone przez Stripe, to choć na konto finalnie otrzymasz np. 97 zł (bo Stripe potrącił 3 zł prowizji), w KPiR jako przychód wpisujesz pełne 100 zł. Osobno zaksięgujesz 3 zł jako koszt (o czym za moment). Dzięki temu Twój przychód nie jest zaniżony, a koszty uwzględniają prowizje.

Sprzedaż krajowa a zagraniczna (OSS, transakcje NP)

Wielu twórców internetowych sprzedaje treści i produkty cyfrowe klientom na całym świecie. To oznacza, że część Twojej sprzedaży może być zagraniczna – np. ktoś z Niemiec subskrybuje Twój newsletter na Substacku, albo osoba z USA kupuje dostęp do Twojego kursu online przez ClickFunnels. Księgowość takiej sprzedaży wymaga uwzględnienia przepisów VAT dotyczących transakcji międzynarodowych:

- Sprzedaż dla klientów z Unii Europejskiej (osoby prywatne, B2C) – Od 1 lipca 2021 obowiązuje uproszczona procedura OSS (One Stop Shop) dla sprzedaży zagranicznej konsumenckiej w UE. Jeśli przekraczasz roczny limit (10 000 €) sprzedaży do konsumentów w UE lub po prostu decydujesz się skorzystać z OSS, powinieneś naliczać VAT według stawki kraju kupującego i rozliczać go kwartalnie w ramach OSS. W praktyce na fakturze dla klienta unijnego wykazujesz kwotę brutto z VAT właściwym dla kraju klienta, ale w Polsce taka transakcja nie podlega lokalnemu VAT. W swoich polskich rejestrach oznaczasz ją jako NP (nie podlega opodatkowaniu w kraju) z adnotacją, że została rozliczona w procedurze OSS. Dzięki OSS płacisz zagraniczny VAT w jednym okienku (URZĘDOWI skarbowemu przez OSS), zamiast rejestrować się osobno w każdym kraju konsumenta.
- Sprzedaż dla klientów spoza UE (np. USA, Kanada itd.) – Taka sprzedaż nie podlega polskiemu VAT (poza UE usługi elektroniczne nie są objęte VAT UE). Wystawiasz fakturę bez VAT (NP) i zaznaczasz, że to sprzedaż poza terytorium Unii. Podobnie jak przy OSS, w KPiR ujmujesz przychód w złotówkach, ale w rejestrze VAT wykazujesz tę sprzedaż jako niepodlegającą opodatkowaniu w Polsce.
- Sprzedaż dla firm z UE (B2B) – Jeśli któryś z Twoich klientów to firma z UE posiadająca aktywny NIP UE, wówczas sprzedaż usług elektronicznych takiej firmie nie podlega polskiemu VAT na zasadzie odwrotnego obciążenia (reverse charge) – to nabywca rozlicza u siebie VAT. Na fakturze wpisujesz NIP UE klienta i adnotację „odwrotne obciążenie” lub odpowiednią podstawę prawną zwolnienia z VAT w Polsce. W swoich księgach ujmujesz taką sprzedaż jako NP (nie podlega VAT w kraju).

Jak to zaksięgować? Wszystkie powyższe typy sprzedaży – krajowa, OSS czy eksport usług – traktujesz jako przychód w KPiR (zawsze w kwocie netto lub brutto zgodnie ze swoim statusem VAT, po przeliczeniu na PLN). Natomiast w rejestrach VAT sprzedaży odpowiednio oznaczasz te transakcje:

- Sprzedaż krajowa dla polskich klientów – wykazana normalnie w rejestrze VAT z krajową stawką VAT (np. 23% lub zw jeśli zwolniona).
- Sprzedaż OSS – wykazana w rejestrze jako NP (nie podlega) z kodem procedury OSS (w systemach księgowych bywa oznaczana specjalnym symbolem, np. WSTO_EE). Nie zwiększa Twojego VAT należnego w Polsce, ale musisz ją raportować w deklaracji OSS osobno.
- Sprzedaż poza UE – również wykazana jako NP (np. często określana jako „export of services” – eksport usług).
- Sprzedaż B2B UE (reverse charge) – wykazana jako NP z odpowiednią informacją o odwrotnym obciążeniu.

Pamiętaj: stripe nie rozlicza za Ciebie podatków od sprzedaży (chyba że używasz dodatkowej usługi typu Stripe Tax do wyliczania stawek – ale i tak rozliczenie należy do Ciebie). Dlatego to na Tobie spoczywa obowiązek poprawnego zaksięgowania i rozliczenia tych transakcji. Na szczęście, jak omówimy poniżej, są narzędzia które to ułatwiają.

Księgowanie prowizji Stripe i faktury za usługę (import usług)

Przejdźmy do kosztów, czyli prowizji pobieranych przez Stripe. Za każdym razem, gdy ktoś płaci Ci przez Stripe, część kwoty (najczęściej ok. 1,4–2,9% + stała opłata) zostaje pobrana przez Stripe jako prowizja za obsługę płatności. Stripe wystawia fakturę za te prowizje – zazwyczaj jedną zbiorczą, np. miesięcznie lub na określony okres, w zależności od ustawień konta. Taka faktura będzie od Stripe Payments (często z irlandzkim numerem VAT UE, ponieważ Stripe świadczy usługi przez oddział w UE) albo z innej siedziby Stripe. Jak zaksięgować taką fakturę?

- Ujęcie w kosztach (KPiR): Kwotę prowizji Stripe wykazaną na fakturze ujmujesz jako koszt uzyskania przychodu. W KPiR trafia ona do kolumny 13 (pozostałe wydatki) lub odpowiedniej kolumny dla usług obcych, z opisem np. “Prowizje Stripe – import usługi płatniczej”. Kwotę z faktury najpierw przelicz na złotówki (po kursie z dnia poprzedzającego wystawienie faktury lub płatność – zgodnie z zasadami dla kosztów). Jeśli jesteś vatowcem, do KPiR wpisujesz netto tej faktury; jeśli jesteś zwolniony z VAT, wpisujesz pełną kwotę, ale uwaga na ewentualny VAT, o czym niżej.
- Rozliczenie VAT (import usług): Faktura od Stripe najczęściej nie zawiera VAT (usługa jest świadczona z zagranicy, więc Stripe stosuje reverse charge). W Polsce musisz jednak rozważyć VAT od takiego importu usługi. Dobra wiadomość: usługi pośrednictwa płatniczego (a do takich zalicza się prowizja Stripe) są w Polsce zwolnione z VAT na mocy art. 43 ust. 1 pkt 40 ustawy o VAT – to usługa finansowa. To oznacza, że jako czynny podatnik VAT nie musisz naliczać VAT należnego od tej importowanej usługi, bo korzysta ona ze zwolnienia przedmiotowego. W praktyce: w JPK_V7 (rejestrach VAT) wykażesz zakup usługi finansowej z adnotacją „zw” (zwolniona). Nie naliczasz 23% VAT, więc nic nie dopłacasz, ale też nie masz VAT do odliczenia (bo podatek nie wystąpił).
- Uwaga: Jeśli z jakiegoś powodu faktura od Stripe dotyczyłaby usługi nie zwolnionej (np. innego rodzaju usługi niż finansowa), wtedy jako vatowiec musiałbyś naliczyć VAT od importu (23%) i jednocześnie możesz go odliczyć – transakcja byłaby neutralna. Takie sytuacje są jednak rzadkie przy typowych prowizjach Stripe.
- Jeśli nie jesteś vatowcem (firma zwolniona z VAT): import usług również Cię dotyczy! Nawet przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT (limit 200 tys. zł) muszą rozliczyć VAT od importowanej usługi, ponieważ zwolnienie krajowe nie obejmuje importu usług. W praktyce, jeśli usługa Stripe jest zwolniona przedmiotowo z VAT (a jest, jako usługa finansowa), to nie zapłacisz VAT, ale musisz wykazać taką transakcję w odpowiedniej deklaracji (VAT-9M lub VAT-8) jako import usług zwolnionych. Co więcej, powinieneś przed pierwszą taką transakcją zarejestrować się do VAT-UE (formularz VAT-R, jako podatnik VAT unijny tylko dla transakcji unijnych). Procedura może brzmieć groźnie, ale sprowadza się do jednorazowej rejestracji i składania sporadycznej deklaracji, jeśli korzystasz ze zwolnienia. W księdze (KPiR) natomiast koszt prowizji ujmujesz w pełnej kwocie netto z faktury (VAT-u brak, bo usługa zwolniona). Gdyby jednak usługa podlegała VAT, musiałbyś zapłacić ten VAT do urzędu i mógłbyś doliczyć go do kosztów dopiero po zapłacie.

Podsumowując, faktura za prowizję Stripe to Twój koszt, który pomniejsza dochód, a kwestia VAT od niej zależy od Twojego statusu i charakteru usługi. Najważniejsze to pamiętać o zaksięgowaniu pełnej kwoty prowizji jako kosztu – nie pomijaj prowizji tylko dlatego, że “nie widać jej” na koncie (bo została potrącona). Dzięki ujęciu prowizji zmniejszysz swój dochód do opodatkowania (zapłacisz mniejszy podatek dochodowy), a także dopełnisz formalności VAT (import usług).

JPK a Stripe – kompletna dokumentacja sprzedaży online

Polscy przedsiębiorcy prowadzący księgowość muszą regularnie składać pliki JPK (Jednolity Plik Kontrolny), zwłaszcza JPK_V7 zawierający ewidencje VAT i deklarację. Jeśli jesteś vatowcem, co miesiąc lub kwartał raportujesz w JPK_V7 wszystkie swoje sprzedaże i zakupy z podziałem na stawki VAT, transakcje NP, import usług itp. Nawet jeśli jesteś zwolniony z VAT, możesz być zobowiązany do składania np. JPK_FA (ewidencji faktur) na żądanie urzędu. Sprzedaż przez Stripe oraz związane z nią koszty muszą znaleźć się w tych raportach w odpowiedni sposób:

- Sprzedaż krajowa i zagraniczna – wszystkie wystawione faktury sprzedaży (zarówno te z VAT, jak i OSS czy NP) powinny być ujęte. Dla transakcji OSS systemy księgowe oznaczają je kodem procedury (np. WSTO_EE) w JPK, a dla NP poza UE czy odwrotnego obciążenia – innymi odpowiednimi kodami lub adnotacjami. Dzięki temu urząd skarbowy widzi, że np. dana sprzedaż nie ma VAT w Polsce, bo podlega OSS albo jest eksportem usługi. Jeśli nie wystawiałeś faktur B2C i masz sprzedaż nieudokumentowaną fakturami, również musisz wykazać jej wartość w JPK (np. jako sprzedaż ewidencjonowana z kasy fiskalnej lub inny dowód). W przypadku sprzedaży online często nie ma kasy fiskalnej (zwolnienie dla sprzedaży przez internet), więc najlepszym dowodem jest jednak faktura – stąd znów widać zaletę posiadania faktur do każdej transakcji.
- Faktura za prowizje (import usług) – jako vatowiec wykazujesz ją w części zakupowej JPK. Jeśli usługa była zwolniona (Stripe prowizja), oznaczasz ją jako import usług zwolniony (co nie wpływa na kwoty VAT, ale jest odnotowane). Jeśli musiałeś naliczyć VAT (hipotetycznie), pokazałbyś zarówno VAT należny i naliczony. Jako zwolniony z VAT przedsiębiorca nie składasz co miesiąc JPK_V7, ale jeśli złożyłeś VAT-9M, urząd może poprosić Cię o JPK_FA dotyczący takiej faktury importowej – dobrze wtedy mieć ją w systemie.

Utrzymanie kompletnej dokumentacji bywa uciążliwe, jeśli masz dużo mikro-transakcji. Setki sprzedaży miesięcznie oznaczają setki wpisów do ewidencji. Błędy łatwo się wkradają – a to źle przeliczony kurs waluty, a to pominięta transakcja, a to niewłaściwa stawka VAT dla kraju klienta. Żmudne ręczne wprowadzanie danych do arkusza czy programu księgowego zajmuje czas, który mógłbyś poświęcić na tworzenie treści lub rozwój biznesu. Na szczęście, są narzędzia automatyzujące ten proces – jak właśnie striptu.com we współpracy z Fakturownią.

Automatyzacja księgowości Stripe – jak pomaga striptu.com?

Striptu.com to rozwiązanie stworzone z myślą o twórcach internetowych korzystających ze Stripe. Jego głównym celem jest usprawnienie księgowania sprzedaży online. Jak to działa i dlaczego warto z niego skorzystać? Poniżej najważniejsze funkcjonalności i korzyści:

- Automatyczne faktury do każdej transakcji Stripe – striptu.com łączy się z Twoim kontem Stripe i generuje polską fakturę VAT (lub rachunek) dla każdej sprzedaży dokonanej przez Stripe. Niezależnie czy sprzedajesz e-book za 10 $, czy subskrypcję za 100 €, każda transakcja otrzyma własną fakturę. Faktury te zawierają wszystkie wymagane dane – dane Twoje i klienta, datę, kwotę w walucie i w PLN, odpowiednią stawkę VAT lub oznaczenie NP/OSS, numer kolejny itd. Nie musisz już ręcznie wypisywać faktur ani agregować sprzedaży – striptu zrobi to za Ciebie automatycznie i na bieżąco.
- Uwzględnianie różnych stawek i statusów VAT – Sprzedajesz do Polski? Striptu wystawi fakturę z VAT 23% (jeśli jesteś vatowcem) lub ze stawką „zw.”, gdy zwolniony podmiotowo. Sprzedajesz do UE, korzystasz z OSS? Striptu może generować faktury z odpowiednią informacją, np. „VAT rozliczony w procedurze OSS, nie podlega VAT w PL”, często nawet podając stawkę VAT zagraniczną dla przejrzystości. Sprzedaż poza UE lub B2B z UE? Faktura będzie np. z adnotacją „NP - eksport usługi” lub „odwrotne obciążenie”. Wszystko to dzieje się zgodnie z konfiguracją i danymi transakcji, minimalizując ryzyko pomyłki.
- Synchronizacja z Fakturownią – Striptu integruje się z popularnym systemem fakturowym Fakturownia.pl. Oznacza to, że wszystkie te automatycznie wystawione faktury są od razu przesyłane do Twojego konta w Fakturowni. Tam masz centralne miejsce do przeglądania i zarządzania dokumentami. Co więcej, Fakturownia umożliwia prowadzenie rejestru sprzedaży, generowanie KPiR, a także eksport plików JPK. Dzięki integracji Twoja księgowość jest zawsze aktualna – każda sprzedaż przez Stripe natychmiast pojawia się w systemie księgowym. Również faktura kosztowa od Stripe (za prowizje) może być wprowadzona do Fakturowni, czy to automatycznie przez striptu (jeśli taką funkcję udostępnia) czy ręcznie, aby mieć pełen komplet.
- Oszczędność czasu i eliminacja błędów – Ręczne księgowanie kilkudziesięciu czy kilkuset transakcji miesięcznie to przepis na pomyłki. Striptu.com + Fakturownia eliminują większość manualnej pracy. Kursy walut? Pobierane automatycznie zgodnie z tabelami NBP. Odpowiednie oznaczenia VAT? Ustawiane zgodnie z danymi klienta i konfiguracją (np. kraj klienta decyduje o OSS/NP). Numeracja faktur? Spójna i ciągła w Twojej Fakturowni. Dzięki temu Ty i Twój księgowy macie mniej pracy przy poprawianiu czegokolwiek, a więcej czasu zostaje na analizę biznesu zamiast ślęczenia nad tabelkami.
- Kompletna zgodność z przepisami – Korzystając z automatyzacji, łatwiej dopilnować, że wszystkie wymagane dokumenty trafią do urzędu. Na koniec miesiąca możesz w kilka minut wygenerować JPK_V7 z Fakturowni – zawierający całą sprzedaż (z podziałem na stawki, OSS, NP) oraz zakup (import usługi Stripe). Gdy przyjdzie czas na deklarację OSS, masz pod ręką zestawienie sprzedaży zagranicznej z Fakturowni. Krótko mówiąc, striptu + Fakturownia dają Ci pewność, że niczego nie pominiesz.

W efekcie takiego połączenia, życie staje się łatwiejsze nie tylko dla Ciebie jako twórcy, ale i dla Twojej księgowej/księgowego. Udostępniasz im dostęp do Fakturowni lub eksportujesz dane – i mają komplet faktur oraz raportów. Koniec z gubieniem się w excelech czy wyciągach bankowych, gdzie trudno sparować która kwota dotyczy której sprzedaży. Cała księgowość Stripe jest uporządkowana.

Podsumowanie i co dalej?

Księgowanie sprzedaży online przez Stripe może wydawać się z początku trudne, ale opiera się na kilku prostych zasadach: ujmuj pełne kwoty sprzedaży jako przychód, prowizje Stripe jako koszt, a kwestie VAT rozliczaj zgodnie z przepisami dla sprzedaży zagranicznej i importu usług. Dbaj o dokumentowanie każdej transakcji, zwłaszcza gdy nie masz tradycyjnej kasy fiskalnej – faktury to Twój przyjaciel. Dzięki nim i poprawnym zapisom w KPiR oraz rejestrach VAT, bez trudu wypełnisz obowiązki podatkowe (JPK, OSS itp.).

Na koniec najważniejsze: nie musisz robić tego wszystkiego ręcznie. Skoro jako twórca korzystasz z nowoczesnych platform do sprzedaży (od ConvertKit po Patronite), warto też sięgnąć po nowoczesne narzędzia do księgowości. Striptu.com zostało stworzone po to, by zdejmować z Ciebie ciężar żmudnej papierkologii i pozwolić Ci skupić się na tym, co robisz najlepiej – tworzeniu treści i produktów dla swoich odbiorców.

Wypróbuj striptu.com już dziś – załóż konto i zautomatyzuj księgowanie Stripe! Przekonaj się, jak bardzo może to ułatwić życie Tobie i Twojej księgowości. 💪📈 Zamiast martwić się „jak księgować Stripe?”, będziesz mógł powiedzieć: Stripe? Księgowość mam zautomatyzowaną! 🎉