Czy można połączyć Kajabi z fakturownia.pl?

Rosnąca popularność kursów online i treści cyfrowych sprawia, że twórcy coraz częściej sięgają po platformy typu all‑in‑one jak Kajabi. Z drugiej strony, prowadząc działalność w Polsce, muszą dbać o zgodność z lokalnym prawem podatkowym i wystawiać faktury VAT. Fakturownia.pl to jedno z najczęściej używanych narzędzi do fakturowania i księgowości w polskich firmach. Czy da się je połączyć z Kajabi? Odpowiedź jest bardziej złożona niż proste „tak” lub „nie”, a opiera się na odpowiednim przepływie danych, zrozumieniu ograniczeń i wykorzystaniu integratorów.

Dlaczego akurat Fakturownia?

Fakturownia.pl to polski system do wystawiania faktur, rachunków, proform i dokumentów magazynowych. Umożliwia generowanie plików JPK, obsługę wielu firm pod jednym kontem i prowadzenie ewidencji sprzedaży w różnych walutach. W najbliższych latach szczególnie ważna stanie się jego integracja z Krajowym Systemem e‑Faktur (KSeF). KSeF to teleinformatyczny system Ministerstwa Finansów, który nadaje każdej fakturze ustrukturyzowanej unikalny numer i zapisuje ją w centralnym rejestrze. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Fakturownia już zapowiada pełną integrację, co pozwoli na automatyczne wysyłanie dokumentów do systemu oraz odbieranie faktur kosztowych.

Dla twórców sprzedających kursy online to oznacza, że wybór Fakturownia jako centralnego narzędzia księgowego pomoże im przygotować się na nadchodzące zmiany. Zamiast prowadzić dodatkowe arkusze kalkulacyjne, mogą mieć wszystkie dokumenty w jednym miejscu i błyskawicznie przesyłać je do KSeF.

Czy Kajabi ma natywne połączenie z Fakturownia?

Platforma Kajabi koncentruje się na sprzedaży i marketingu. Obsługuje płatności za pomocą Stripe i PayPal, a od niedawna – w wybranych krajach – także za pomocą modułu Kajabi Payments. Ten ostatni oferuje funkcję faktur i naliczania podatku, lecz nie jest dostępny w Polsce. Nie istnieje też natywna integracja Kajabi z Fakturownia. W praktyce oznacza to, że nie można po prostu „kliknąć i połączyć” tych dwóch systemów.

Brak wbudowanego połączenia nie musi jednak oznaczać ślepego zaułka. Istnieją co najmniej trzy podejścia do przesyłania danych z Kajabi do Fakturownia:

1. Eksport z Stripe i import do Fakturownia

Jeśli przyjmujesz płatności w Kajabi za pośrednictwem Stripe, możesz wyeksportować listę transakcji i zaimportować ją do Fakturownia. Proces wygląda następująco:

1. Zaloguj się do swojego konta Stripe i wygeneruj raport płatności zawierający datę, nazwę produktu, kwotę, walutę oraz e-mail kupującego.
2. Za pomocą funkcji eksportu w Fakturownia zaimportuj plik CSV, dopasowując kolumny do pól systemowych (np. „Opis” do nazwy kursu, „Kwota” do wartości brutto, „Klient” do adresu e-mail).
3. Uzupełnij brakujące dane, takie jak numer NIP i adres nabywcy – system pozwala zapisać je w kartotece klientów, dzięki czemu przy kolejnych importach część danych wypełnia się automatycznie.

To podejście jest proste i nie wymaga skomplikowanych integracji, ale niesie kilka wad. Po pierwsze, wymaga ręcznego pobierania i ładowania plików, co przy większej sprzedaży staje się czasochłonne. Po drugie, każdy abonament cykliczny w Kajabi generuje płatność w Stripe, którą trzeba znaleźć w raporcie i zamienić na osobną fakturę. W końcu, dane pobierane z Kajabi nie zawsze zawierają numer NIP – jeżeli klient go nie podał, trzeba go dodać ręcznie.

2. Korzystanie z integratorów (n8n, Make, Zapier)

Drugą opcją jest wykorzystanie platform automatyzujących, które mogą przenosić dane między różnymi aplikacjami. Dzięki nim można zautomatyzować proces tworzenia faktury w Fakturownia w odpowiedzi na zdarzenie w Stripe lub Kajabi. Przykładowy scenariusz:

- Wyzwalacz: Stripe rejestruje nową płatność lub przedłużenie subskrypcji.
- Akcje: Integrator pobiera z Kajabi szczegóły zamówienia (imię, nazwisko, e-mail, numer NIP, zakupiony produkt) i tworzy lub aktualizuje klienta w Fakturownia. Następnie generuje fakturę VAT na podstawie szablonu.

Takie podejście pozwala znacznie ograniczyć ręczną pracę i jest skalowalne. Warto jednak pamiętać o ograniczeniach Kajabi: platforma nie udostępnia wyzwalacza dla każdej raty subskrypcji i nie przekazuje numerów VAT do zewnętrznych systemów. Oznacza to, że integrator może nie otrzymać wszystkich potrzebnych danych i trzeba je uzupełniać innymi metodami – np. korzystając z formularza na stronie, ankiety po zakupie lub zbierając dane na etapie rejestracji.

3. Dedykowane integracje partnerów

Na rynku pojawiają się specjalistyczne usługi tworzone z myślą o polskich twórcach. Takie narzędzia łączą system płatności (Stripe, Kajabi, ThriveCart) z Fakturownia za pośrednictwem własnego mechanizmu. Kluczowym przykładem jest striptu.com – aplikacja, która łączy te platformy i automatycznie tworzy fakturę w Fakturownia po każdej płatności. Korzystanie z dedykowanego rozwiązania ma kilka zalet:

- Automatyzacja subskrypcji: system reaguje na każdą ratę w subskrypcji, więc faktury tworzą się same;
- Pełniejsze dane: narzędzie może wymuszać podanie danych, np. numeru NIP, i przechowywać je w bezpieczny sposób;
- Zgodność prawna: integracja z Fakturownia zapewnia zgodność z polskimi wymaganiami i w przyszłości umożliwi wysyłkę faktur do KSeF.

Jest to rozwiązanie typu „plug and play”, więc zamiast budować własne integracje, można skorzystać z gotowego produktu za niewielką miesięczną opłatą.

Najczęstsze wyzwania przy połączeniu Kajabi z Fakturownia

1. Brak numeru NIP w Kajabi. W formularzu zamówienia Kajabi pola NIP nie są domyślnie włączone. Trzeba je dodać w ustawieniach oferty, aby klienci B2B mogli podać swój numer. Jeśli numer NIP nie zostanie zebrany, fakturę trzeba wystawić ręcznie.
2. Waluty i podatki. Kajabi pozwala tworzyć oferty w różnych walutach, lecz Fakturownia wymaga ustalenia kursu i prawidłowego przeliczenia VAT. W przypadku sprzedaży poza Polską należy uwzględnić mechanizm OSS/MOSS lub stosować odwrotne obciążenie.
3. KSeF i faktury ustrukturyzowane. Zbliżający się obowiązek przesyłania faktur do KSeF oznacza, że integracja z Fakturownia powinna obsługiwać wysyłkę faktur w formacie XML. Dlatego już teraz warto sprawdzić, czy wybrane rozwiązanie przygotowuje dokumenty zgodne z systemem i umożliwia ich automatyczną wysyłkę.
4. Dane osobowe i RODO. Twórca kursów odpowiada za ochronę danych swoich klientów. Przy przesyłaniu informacji z Kajabi do Fakturownia trzeba zwrócić uwagę na miejsce przetwarzania danych (Kajabi hostuje w Stanach Zjednoczonych), a także na to, by integracja nie przekazywała niepotrzebnych danych osobowych.

Czy integracja ma sens?

Połączenie Kajabi z Fakturownia wymaga pewnej pracy, ale pozwala uporządkować procesy księgowe i zautomatyzować wystawianie faktur. Wybór właściwej metody zależy od skali działalności i zasobów:

- Mała sprzedaż i mała wiedza programistyczna: eksport CSV ze Stripe i import do Fakturownia może być wystarczający. Jest to najtańsze, ale najmniej automatyczne rozwiązanie.
- Rosnąca sprzedaż i wiedza programistyczna: integracja za pomocą n8n, Make lub dedykowanych integratorów zapewni ciągłość i oszczędzi czas. Warto jednak sprawdzić, czy system pobiera dane NIP i adres oraz czy reaguje na subskrypcje.
- Duża skala, subscription economy i brak wiedzy programistycznej: dedykowane rozwiązania typu striptu.com zapewnią pełną automatyzację i zgodność z przyszłymi wymogami, w tym z KSeF.

Integracja Kajabi z Fakturownia jest więc jak najbardziej możliwa, ale wymaga zrozumienia ograniczeń i dobrania właściwego narzędzia. W kontekście nadchodzących zmian w prawie warto inwestować w systemy, które będą nadążały za regulacjami i zmniejszą obciążenie administracyjne twórców.

Podsumowanie

Choć Kajabi nie oferuje natywnego połączenia z Fakturownia, połączenie tych dwóch światów jest możliwe. Poprzez eksport danych ze Stripe, wykorzystanie platform automatyzujących lub wybór dedykowanego narzędzia można zorganizować płynny proces wystawiania faktur. Fakturownia przygotowuje się do integracji z KSeF i obsługi ustrukturyzowanych faktur , co czyni ją atrakcyjną dla przedsiębiorców. Dzięki przemyślanemu podejściu i odpowiednim narzędziom twórcy kursów online mogą mieć pewność, że ich księgowość jest zgodna z prawem, a faktury trafiają do klientów bez opóźnień.