Kaip greitai susitvarkyti su KSeF startuolyje?

Nacionalinė e-sąskaitų faktūrų sistema (KSeF) yra vyriausybės platforma, kuri įveda tikrą revoliuciją Lenkijos apskaitos sistemoje. Vietoj tradicinių popierinių sąskaitų faktūrų ar PDF failų, KSeF sistemoje visos sąskaitos faktūros tampa struktūrizuotais XML dokumentais, apdorojamais per centrinę valstybinę sistemą. Kiekviena sąskaita faktūra turi būti pateikta KSeF ir gauna Oficialų priėmimo patvirtinimą (UPO). Verslininkams – įskaitant jaunas įmones ir startuolius – tai reiškia esminį pardavimų dokumentavimo būdo pakeitimą ir naują pareigą prisitaikyti prie vieningo e-sąskaitų faktūrų standarto.

Kas yra KSeF ir kam tai taikoma?

KSeF yra Finansų ministerijos centrinė sistema, kurioje galų gale bus registruojamos visos Lenkijoje išrašomos sąskaitos faktūros. Praktiškai tai reiškia perėjimą nuo bet kokio sąskaitų faktūrų formato prie vieno vieningo XML formato (FA(3)). Kiekvienas verslininkas, nepriklausomai nuo įmonės dydžio, privalės išrašyti struktūrizuotas sąskaitas faktūras per KSeF. KSeF skirtas efektyvinti dokumentų srautą, pašalinti rankinį duomenų vedimą ir pagreitinti atsiskaitymus.

Nuo kada KSeF taps privalomas startuoliams?

KSeF diegimas buvo suskirstytas etapais pagal įmonės dydį. Didelės įmonės (su metiniais pardavimais > 200 mln. PLN) pirmosios susidurs su prievole – nuo 2026 m. vasario 1 d. Kiti verslininkai, įskaitant mažas ir vidutines įmones bei individualias veiklas – faktiškai dauguma startuolių – bus apimti nuo 2026 m. balandžio 1 d. Tai reiškia, kad startuoliai turi iki 2026 m. kovo pabaigos įdiegti e-sąskaitų faktūrų išrašymą per KSeF. Nuo 2027 m. įsigalios griežtos finansinės baudos – iki 100 % PVM sumos arba 18,7 % operacijos vertės. Todėl startuoliams labai svarbu greitai susitvarkyti su KSeF.

Pardavimai per Stripe ir sąskaitų faktūrų išrašymas Lenkijoje

Daugelis jaunų interneto kompanijų monetizuoja savo produktus per globalias platformas. Stripe yra labai populiarus tarp SaaS startuolių ir internetinių kursų kūrėjų. Per 1,35 mln. svetainių visame pasaulyje naudoja Stripe. Platformos kaip Kajabi, LearnWorlds, Web2Learn, EasyTools dažnai integruojasi su Stripe.

Tačiau svarbu prisiminti, kad Stripe tvarko tik mokėjimą – neišrašo sąskaitų faktūrų pagal Lenkijos teisę. Jei jūsų startuolis parduoda produktus ir priima mokėjimus per Stripe, turite pasirūpinti teisėtos PVM sąskaitos faktūros išrašymu už kiekvieną operaciją.

KSeF automatizavimas startuolyje – kaip greitai įdiegti?

Kadangi KSeF taps privalomas, geriausia startuolio strategija yra automatizuoti visą sąskaitų faktūrų išrašymo ir siuntimo procesą:

1. Pasirinkite apskaitos programą su KSeF integracija. Populiarios lenkiškos sistemos kaip Fakturownia, inFakt, wFirma, ifirma dirba prie pilnos integracijos.
2. Gaukite prieigą prie KSeF ir suteikite teises naudotojams. Paskirkite asmenis, kurie tvarkys KSeF sąskaitas faktūras, ir suteikite jiems teises per ZAW-FA formą.
3. Integruokite savo pardavimo kanalą (pvz., Stripe) su apskaitos programa. Yra specializuotų SaaS įrankių, kurie sujungia Stripe su lenkiškomis apskaitos sistemomis – kad kiekvienas mokėjimas automatiškai sugeneruotų PVM sąskaitą faktūrą. Stripe integracija su Fakturownia reiškia, kad sąskaitos faktūros kuriamos ir siunčiamos automatiškai po kiekvieno Stripe mokėjimo. Šie sprendimai bendradarbiauja su KSeF moduliais, automatiškai siunčiant e-sąskaitas faktūras į KSeF.
4. Testuokite ir stebėkite procesą. Po konfigūravimo atlikite kelias bandomąsias operacijas.
5. Būkite informuoti. Sekite apskaitos programos tiekėjo pranešimus.

Santrauka

Susitvarkyti su KSeF startuolyje neturi būti sunku ar ilgai trukti, jei prie temos prieinate metodiškai ir naudojate turimus įrankius. Tokių sistemų kaip Stripe ar Kajabi sujungimas su lenkiška apskaitos programa (su KSeF palaikymu) leidžia išrašyti sąskaitas faktūras visiškai automatiškai ir pagal teisės reikalavimus. Tai reiškia, kad įkūrėjai ir kūrėjai gali sutelkti dėmesį į verslo augimą, o e-sąskaitų faktūrų išrašymas „vyksta" fone. Kuo greičiau įdiegsite tokius sprendimus, tuo sklandžiau jūsų startuolis įžengs į naują KSeF erą – be streso, be baudų ir be nereikalingo rankinio darbo. KSeF automatizavimas – tai investicija, kuri atsipirks ramybe, laiko taupymu ir visapusiška atitiktimi nuo pirmosios naujų reikalavimų galiojimo dienos.